NODUM - ERP / BANCOS
Conciliación Bancaria
La conciliación bancaria es una aplicación que permite al usuario conciliar (comparar y hacer coincidir) los datos contables internos con los datos bancarios provistos por el banco. Su objetivo es verificar que los movimientos registrados en la contabilidad (pagos, cobros, depósitos, etc.) correspondan con los movimientos informados por el banco, identificando y resolviendo diferencias. En Nodum, la conciliación bancaria se realiza mediante el formulario Conciliaciones Bancarias, ubicado en el menú Bancos → Conciliación Bancaria → Procesos. Previamente, es necesario importar el estado de cuenta bancario a través de la Interfaz de Extracto Bancario (Bancos → Conciliación Bancaria → Importación Extracto Bancario), donde se carga el archivo proporcionado por el banco y se procesan sus datos en el sistema. A continuación se presentan algunas preguntas frecuentes sobre el proceso y sus respuestas
¿Cómo empiezo a conciliar una cuenta bancaria?
Para comenzar, primero se debe importar el extracto o estado de cuenta del banco mediante la interfaz de importación de extractos bancarios. Una vez cargados los movimientos bancarios, ingrese al formulario Conciliaciones Bancarias, seleccione la Empresa, el Banco, la Cuenta bancaria y el Periodo que desea conciliar, y presione el botón Consultar para traer tanto las partidas contables pendientes en el sistema como las partidas bancarias importadas (incluyendo las no conciliadas de meses anteriores). A partir de allí, podrá realizar la conciliación de dos formas: de forma manual (arrastrando y emparejando manualmente las partidas contables con las bancarias y luego confirmando con el botón de conciliar) o de forma automática (utilizando el botón de conciliación automática, que empareja automáticamente las partidas por Número/Tipo de Documento, Fecha o Referencia, según los criterios seleccionados).
¿Por qué no puedo usar una cuenta bancaria en el sistema?
Si al intentar operar o conciliar una determinada cuenta bancaria el sistema no se lo permite, la causa más común es que su usuario no está habilitado para dicha cuenta. En Nodum, las cuentas bancarias deben estar asignadas explícitamente a cada usuario que las vaya a utilizar. Si recibe un mensaje de error o no ve la cuenta, contacte al administrador para que verifique en el mantenimiento de Cuentas Bancarias por Usuario que su usuario esté asociado a la cuenta en cuestión. Solo los usuarios configurados con permiso podrán acceder y operar con cada cuenta bancaria.
¿Cómo eliminar o deshacer una partida conciliatoria?
En caso de haberse conciliado movimientos por error, se puede anular la conciliación correspondiente. Dentro del formulario de Conciliaciones Bancarias, utilice la opción Anular Conciliación, la cual permite deshacer una conciliación (ya sea una específica o todas las conciliaciones realizadas hasta el momento) del mes en curso. De este modo, las partidas involucradas volverán a quedar como pendientes por conciliar.
¿Cómo reabrir o volver a conciliar un mes que ya fue cerrado definitivamente?
Una vez que un período ha tenido un cierre definitivo, ese mes queda bloqueado para nuevas conciliaciones. No es posible “abrir” directamente un mes ya conciliado desde la interfaz estándar; en su lugar, se debe anular el cierre definitivo de dicho período. Para ello, primero hay que verificar que no existan partidas conciliadas en meses posteriores al mes que se desea reabrir (es decir, no haber continuado conciliando meses siguientes). Luego, un usuario con los permisos adecuados deberá ingresar al mantenimiento Cierre de Conciliación y cambiar el estado del registro correspondiente a ese mes de “Cerrado” a “Abierto”. Esto revertirá el cierre, permitiendo conciliar nuevamente ese período. (Nota: esta acción es delicada y generalmente requiere privilegios de administrador; se recomienda realizarla con precaución y respaldo de datos.)
¿El sistema evita cargar movimientos duplicados si importo dos veces el mismo extracto bancario?
La aplicación cuenta con un control de duplicados para la importación de extractos bancarios, configurable en los parámetros generales de pago por banco. En condiciones normales, si intenta volver a importar un extracto que incluye movimientos ya procesados anteriormente, el sistema debería reconocerlos y omitirlos. Sin embargo, es importante evitar cargar dos veces el mismo período de extracto o con fechas duplicados, ya que si la configuración de duplicados no está activada correctamente, podría generar duplicación de movimientos. Verifique la configuración en Parámetros Pago por Banco – Generales y procure no importar rangos de fechas que ya hayan sido importados previamente.
FAQ
Consulta: ¿Puedo eliminar/editar un recibo de cobranza ya ingresado cuando ya se realizó la conciliación bancaria?
Respuesta: Sí, lo apropiado sería anular la conciliación bancaria del movimiento que se desea eliminar y realizar el cierre parcial del mismo para liberar el documento, para después modificar o eliminar el recibo de cobranza.
Consulta: ¿Cómo puedo hacer que la Conciliación bancaria no permita que ingrese más de un usuario a la vez?
Respuesta: Desde el formulario Control Acceso de Procesos (MCaproc) se puede configurar los usuarios con acceso a un proceso, si permite más de uno, incluso si permite varias instancias de un mismo usuario.
A su vez. En el formulario Control Acceso de Procesos (Estado) [MCaprocEstado]. Aparecen los usuarios conectados actualmente al proceso. Esto permite 2 cosas, primero buscar quien está conectado y eliminar el acceso, lo que permite conectar a otro usuario si el mismo tiene un límite, y cerrar el proceso si sé cerro de forma correcta el navegador para un usuario en concreto. Es importante tener en cuenta que al borrar el registro se va a quitar el acceso al usuario seleccionado, por tanto, es fundamental tener precaución y estar seguro antes de eliminar un registro.
Consulta: ¿Cómo revisar las diferencias que se observan en el reporte de conciliación bancaria?
Respuesta: La diferencia se puede deber a que al estar comenzando con el proceso de "Conciliación bancaria", algunos saldos iniciales son necesarios tenerlos en el sistema. Uno de los puntos donde se necesita tener el saldo anterior al mes en que se va a comenzar la conciliación es en el cierre de conciliación, allí se debe colocar con que saldo se cuenta al mes anterior. El registro debería ser con año-mes igual al año mes anterior, por ejemplo, si se comienza en setiembre del 2022 (202209) el cierre del mes anterior debería ser 202208 y el saldo que se contaba antes de los movimientos de setiembre. Además de tener este registro, es necesario contar con el registro del extracto bancario para el mes anterior. Esto se hace en el formulario "Extracto Bancario XXX" donde "XXX" es el banco que se intenta comenzar a conciliar (puede ser ITAU, BROU, etc.), se debe colocar fecha el último día del mes anterior, siguiendo el ejemplo de más arriba se debe registrar con fecha 31/08/2022.
Consulta: ¿En qué formulario se modifica la tolerancia de la conciliación bancaria?
Respuesta: La tolerancia de la aplicación de conciliación bancaria se puede modificar desde el mantenimiento "Configuración de Aplicaciones Java" (MAppJavaConf), ubicado en la ruta "Menu Administración Sistema / Herramientas".
Consulta: Eliminé un registro de pago, pero continúa figurando en la conciliación bancaria, lo cual genera errores al momento de conciliar. ¿Qué debo hacer?
Respuesta: Para que no aparezca más se debería eliminar la conciliación y luego conciliar el mes nuevamente. Estaría bueno agregar una validación de que no te permite borrar registros siempre y cuando esté conciliado. De todas formas, ahora existe el control de imputación contable de fecha min y fecha max en parámetros de la empresa. Siempre que un mes está conciliado, modificar estas fechas para que no se eliminen o editen registros ya conciliados.
Manual de integración de TransAct
Se adjunta documento con integración de TransaAct.
Para la relación de los código de banco transact, se puede encontrar los códigos necesarios en la sección EmisorID en la tabla de propiedades de transacción de tarjetas, página 11 y 12.
Dicho id se ingresa en el formulario Bancos TranAct [MBcoTransAct] para que el sistema pueda vincular el código de la tarjeta en transact con el codigo de banco correspondiente almacenado en Nodum.
Es importante recalcar que el documento adjuntado corresponde al documento actual de integración de TransAct. Este documento no es estatico y puede llegar a cambiar. Si algún código llega a fallar o falta alguno, recomendamos consultar sobre el nuevo manual de implementador que puede resolver sus dudas.
En el formulario Recibos de Cobranzas, el usuario no puede ingresar datos a los bancos, dónde debería hacerlo?
Esto se realiza en el Formulario “Definidor de Estados de Cuenta”. Se debe agregar usuario en la solapa “Usuarios".
¿Dónde debería agregar mi usuario para ver Inventario de Cuentas Detallado?
Esto se realiza en el Formulario “Cuentas bancarias”. Se debe agregar usuario en la solapa “ General”, bloque “Usuarios habilitados”.
¿Dónde debería agregar mi usuario para ver Estados de Cuentas?
Esto se realiza en el Formulario “Definidor de Inventarios de Cuentas”. Se debe agregar usuario en la solapa “Usuarios".
Devengamiento Intereses P. Fijo
El objetivo de esta transacción es reconocer el devengamiento de los intereses. Aquí el usuario deberá seleccionar una fecha desde y una fecha hasta, y la transacción retornará todos los registros cuyo documento sea intereses a vencer y que cumplan con las condiciones.
El devengamiento de intereses será masivo, esto es, se desplegarán todos los plazos fijos con intereses pendientes de devengamiento.
El devengamiento de intereses corresponde siempre y cuando al momento de la constitución del plazo dijo se estableció el cálculo de intereses por el sistema.
Esta transacción realiza asiento contable:
_________________ ___________________
Intereses a vencer
Intereses Ganados
_________________ ____________________
Constitución de Plazo Fijo
El objetivo de esta transacción es el ingreso al sistema de los plazos fijos que constituye la empresa. Aquí el usuario definirá la moneda en que se constituye la colocación, el importa, el titular (que será el banco en el que se colocará el plazo fijo), la cuenta bancaria de donde se obtienen los fondos fijos, la condiciones (que surgen de lo definido en el mantenimiento parámetros acreedores financieros, siendo éstas modificables) y las cuentas contables en las que se imputarán los diferentes conceptos involucrados.
El usuario determina si calcula o no intereses, pero la transacción siempre va a solicitar la definición de las cuentas de intereses a cobrar y a vencer aunque no existirá ningún impacto contable si no se calculas intereses. En este último caso, el ingreso al sistema de los intereses se realizará de forma manual mediante asiento diario.
Esta transacción realiza asiento contable:
Por la parte de la constitución del plazo fijo:
______________________ _______________________
Depósito a plazo fijo
Banco
______________________ _______________________
Por la parte de los intereses:
______________________ ________________________
Intereses a cobrar
Intereses a vencer
_______________________ ________________________
Cambio de Cheques
Transacción que permite cambiar un cheque asociado a una orden de pago por un nuevo cheque.
Parametrización Importación Extracto Ban
Se ingresa la parametrización de importación de los archivos de extracto bancario de los bancos.
Como hacemos para que las facturas de BPS y DGI nos aparezcan en el “Generador de Ordenes de Pago”?
Las facturas de BPS y DGI, como en realidad no hay una factura física, lo que recomendamos es que realicen el pago por el formulario de Orden de Pago tipo, imputando la cuenta ej: DGI a pagar.
Al usar el Pago tipo, la orden de pago ya queda confeccionada y en el generador te va aparecer con la operación Genera.
Lo bueno también es que al usar un pago tipo ya queda definido de antemano y no tenes que cargar toda la info cada vez que vas hacer un pago a la DGi o al BPS.
Informes Conciliación Bancaria
Mediante este Reporte se podrá visualizar la Conciliación Bancaria en un período dado. Este periodo debe ser siempre el de un mes ya cerrado. En caso que se quiera visualizar el reporte del mes en curso, se deberá acceder al mismo a través del programa de Conciliación automática.
¿Cómo puedo hacer para dejar inactivas las cuentas bancarias que no se utilizan más?
Si bien no existe un atributo en la cuenta bancaria para dejarlas inactivas, lo que se puede hacer es quitar los usuarios habilitados de la cuenta. Con esto la cuenta no va a aparecer más de la mayoría de las transacciones del sistema.
Se va a seguir en transacciones genéricas como los asientos diarios pero no se va a ver en las transacciones operativas de los diferentes módulos que siempre filtran las cuentas bancarias por los diferentes usuarios habilitados.
Estados de Cuentas Bancarios
Muestra los estados de cuenta bancarios de la empresa.
Se puede emitir filtrando la información que se desee según las siguientes opciones:
- Por banco.
- Periodo que se desea mostrar.
- Moneda.
- Selección de la cuenta bancaria.
Cheques Recibidos
Muestra todos los cheques que fueron emitidos por la empresa.
Se puede emitir filtrando la información que se desee según las siguientes opciones:
- Por fecha de vencimiento del cheque (desde y/o hasta una fecha).
- Por moneda, banco, cheques y clientes.
Cheques Emitidos
Muestra todos los cheques que fueron emitidos por la empresa.
Se puede emitir filtrando la información que se desee según las siguientes opciones:
- Por fecha de emisión del cheque.
- Por fecha de vencimiento de los cheques emitidos.
- Por moneda, banco, estados del cheque, proveedores y documentos.
Sucursales Bancarias
Se cargan las diferentes sucursales bancarias de los Bancos.
Tipos de Cuentas Bancarias
Se cargan los diferentes tipos de cuentas bancarias (cuenta corriente, caja de ahorro, etc.). Vienen predefinidas por Nodum. A cada cuenta bancaria se le asociará un tipo de cuenta.
Motivos Devolución Cheques
Se ingresan los diferentes motivos existentes de devolución de cheques. En el registro de devolución de cheques el sistema solicitará un motivo y según el motivo seleccionado se inferirá la cuenta contable a la que se debe registrar la devolución.
Cuentas Bancarias
Se ingresan todas las cuentas bancarias que la empresa tiene y utiliza. A cada cuenta bancaria se asocian usuarios habilitados a utilizarlas de forma de controlar que sólo usuarios habilitados puedan registrar movimientos a las cuentas bancarias.
Chequeras
Se cargan las chequeras de los bancos operativos que la empresa tiene emitidas. Esta parametrización sirve para que el sistema controle que al momento de emitir un cheque el número sea correcto (esté dentro del rango de número de las chequeras definidas para el banco en cuestión) y que no se haya ingresado en el sistema una emisión de un cheque con el mismo número para el mismos banco-cuenta.
Bancos
Se cargan los diferentes bancos a utilizar por el sistema. Por ejemplo Brou, Santander, Itaú, HSBC, etc. Aquí se definen tanto bancos con que la empresa trabaja como también bancos con los que interactúa indirectamente (bancos de proveedores, etc.).
Bancos Operativos
Se ingresan todos los bancos en los cuales la empresa tiene cuentas.
Parámetros Pago por Banco - Generales
Esta parametrización es utilizada para los pagos mediante archivo electrónico de crédito en cuenta o letra emitida por el banco. Se parametriza la relación entre los campos asociados a banco definidos en Nodum con los valores que el banco necesita recibir. Por ejemplo, si en Nodum se definió el código de moneda "1" para pesos y se hace un pago en pesos, el código de moneda que el banco espera en el archivo electrónico puede ser otro.
Importación extracto bancario ITAU
A nivel de NODUM se debe tener en cuenta que en "Parametrización Importación Extracto Ban" esté todo correcto, considerando que la "Relación Planilla Extracto / Formulario a Grabar" tenga para la Fecha Tipo de dato "F", Debe y Haber "D" y Concepto "C" (Figura 1)
Ver video video Bancos - Conciliación Bancaria - Implementación en el siguiente Link
A nivel de la planilla excel, la fecha debe tener formato fecha día/mes/año con separador de barras y NO guión*, DEBE y HABER con formato número, y el concepto formato texto.
*Para los casos en que el documento excel traiga la fecha como en la figura 2, si en principio no logra modificar el formato de la fecha como está indicando, por ejemplo para el mes de diciembre, seleccionando los datos de la columna de la fecha, usando la función Reemplazar de Excel, cambiar las "E" por "I" para lograr modifcar el formato.
Importación extracto bancario BANDES
A nivel de NODUM se debe tener en cuenta que en "Parametrización Importación Extracto Ban" esté todo correcto, considerando que la "Relación Planilla Extracto / Formulario a Grabar" tenga para la Fecha Tipo de dato "F", Debe y Haber "D" y Concepto "C" (Figura 1)
Ver video video Bancos - Conciliación Bancaria - Implementación en el siguiente Link
A nivel de la planilla excel, la fecha debe tener formato fecha día/mes/año con separador de barras y NO guión*, DEBE y HABER con formato número, y el concepto formato texto, TODO CON ALINEACIÓN A LA DERECHA.
¿Cómo revisar una partida contable o bancaria ya conciliada pero que me sigue apareciendo para conciliar? ¿qué puede haber pasado?
Las partidas bancarias y contables que ya han sido conciliadas tienen el campo "conciliado" distinto de 0. Las razones para que el campo esté en 0 son:
- Las partidas nunca se conciliaron
- Las tablas cpf_extbco, cpf_partconc y ct_relpartext y los triggers ins_ct_RelPartExt y del_ct_RelPartExt no estén creados en el cliente exactamente igual a como están en la base modelo express.
¿Cómo configuro correctamente el archivo de pago de BBVA?
Es necesario solicitar al banco el formato del archivo necesario y configurar la salida en el formulario de pago por banco.
¿Por qué no puedo usar una cuenta bancaria?
Porque el usuario no esta habilitado para la cuenta bancaria.
¿Podrían indicarnos los pasos a seguir en caso de querer volver abrir una conciliación que cerré por error?
Para volver abrir una conciliación ya cerrada y modificar la misma deben ir al mantenimiento Cierre conciliación e identificar la cuenta bancaria
Allí verán dos registros: uno en estado abierto (E) y otro en estado Cerrado (A) ambos se deben eliminar y crear un registro nuevo con el año-mes que cerraron por error en estado E(abierto) ingresando cero en los saldos contables y bancarios.
Ejemplo: si el mes que cerraron por error fue Julio el registro quedaría de esta forma:
(Fig.1)
IMPORTANTE: Este caso únicamente se podrá cumplir si es la última conciliación, en caso de que sea meses anteriores contactar a un consultor.
¿Cómo hago un cambio de moneda entre cuentas bancarias?
Lo pueden hacer en Movimientos Bancarios.
¿No bajan los cheques diferidos automáticamente?
Los cheques diferidos se tienen que bajar automáticamente, en caso de tener algún cheque pendiente se puede ir a Baja Cheques Diferidos (TpgsBajaChDifSCH) y se encuentra en la siguiente ruta: Menu Administración Sistema / Nodum Schedule / Formularios Automáticos, y probar manualmente. (Fig. 1). Para realizar esto se debe ingresar la empresa y la fecha únicamente.
Si el registro se puede realizar manualmente el problema es que los procesos automáticos no están funcionando correctamente y se deberá revisar el servidor. En caso de dar error al ejecutar manualmente se deberá analizar el motivo de dicho error, generalmente es un problema con los datos de algún registro en particular.
Los problemas más comunes son:
- Problema con Schedule. No funcionan el proceso automático y se debe reiniciar el servidor.
- Error de datos bancarios. Por algún motivo en la sa_vtos no quedaron correctos los datos bancarios asociados al cheque y cuando el formulario inicializa los datos no encuentra dónde depositar.
- Un caso menos frecuente es que el tipo de cambio no esté cargado a la hora que se ejecuta el proceso automático. Para solucionar esto se deberá asegurar que queden independientes o al menos en horarios diferentes ambos procesos automáticos.
¿Cómo eliminar una partida conciliatoria?
La partida conciliatoria se puede eliminar siempre que no esta como Conciliada en “Partidas Conciliatorias Bancarias” o “Partidas Conciliatorias Contables”
¿Cómo abrir un mes ya conciliado?
Para abrir un mes conciliado primero tienen que anular cierres parciales del mes en curso, luego eliminar cierres posteriores al mes que queremos abrir y dejar el mes en estado Abierto.
¿Cómo empiezo a conciliar una cuenta bancaria?
Lo primero es importar el extracto bancario (estado de cuenta bancario) en Importación de Extracto Bancario, luego para poder conciliar la cuenta bancaria tiene que estar definida en Cierre Conciliación en estado Abierto para el mes que se quiere iniciar.