NODUM - ERP / COMPRAS
Edición de Tolerancia de OC Precio
Mediante esta transacción se podrá editar el porcentaje de tolerancia en precio ingresado en la Orden de Compra. Es decir, que precio superior al indicado en la orden de compra se permitirá facturar.
Aviso Solicitud de Abastecimiento Rech
Si el usuario autorizador considera que la solicitud de compra no debe ser autorizada, el sistema genera un Aviso de Rechazo al usuario solicitante. El mismo recibe el mensaje como una nueva tarea de WF y debe visualizar el mensaje y puede realizar el comentario que considere pertinente.
Se debe definir en el Work Flow (WF) un perfil de SOLICITANTE y asociar a los usuarios que realicen esta tarea.
Aviso Solicitud de Abastecimiento Aut
Una vez que el usuario autoriza la solicitud de compra el sistema genera un Aviso de Autorización enviada al usuario solicitante. El mismo recibe el mensaje como una nueva tarea de WF y debe visualizar el mensaje. Puede realizar el comentario que considere pertinente e imprimir el documento generado en el proceso.
Decisión de Compra
Una vez que el usuario autoriza la solicitud de compra el sistema genera un Aviso de Nueva Solicitud enviada al usuario o sector comprador definido en la solicitud de compra. El mismo recibe el mensaje como una nueva tarea de WF y debe visualizar el mensaje. Puede realizar el comentario que considere pertinente e imprimir el documento generado en el proceso.
En este formulario el usuario comprador debe seleccionar si solicitara o no cotizaciones por el sistema, a raíz de esta decisión se continuaran caminos diferentes.
En caso de que no se utilice el circuito de cotizaciones, en esta transacción debe asociarse un proveedor a cada línea de la solicitud de compras autorizada, determinando a que proveedores se realiza la Orden de Compra.
Se debe definir en el Work Flow (WF) un perfil de Compradores y asociarlo a los usuarios que realicen esta tarea. La definición del rol de comprador, se podrá determinar por el centro de costos.
Aviso Rechazo Artículos Solicitados
En el caso que al momento de autorizar la solicitud de compra el autorizante decide rechazar alguno de los artículos solicitados, con lo cual se genera un aviso que le cae por WF al usuario solicitante.
Cambio Moneda Recepción/Certificación
En el caso que al momento de autorizar la solicitud de compra el autorizante decide rechazar alguno de los artículos solicitados, con lo cual se genera un aviso que le cae por WF al usuario solicitante.
Cierre de Orden de Compra
Esta transacción permite la afectación parcial de las cantidades de la orden de compra.
Se debe definir un perfil de COMPRAS y asociar a los usuarios que realicen esta tarea.
Cambio Fecha de Entrega OC
Esta transacción no se encuentra dentro del proceso de WF, se abre el formulario directamente por menú.
La misma permite modificar la fecha de entrega de una orden de compra.
Liquidacion Stock Consignacion
Mediante esta transacción se liquidará la mercadería consignada. Se realiza un corte en el cual se visualiza la mercadería que se ha vendido/utilizado por la empresa y se envía la liquidación al proveedor para que realice la factura correspondiente. Habilita a que se pueda ingresar la factura del proveedor correspondiente basada en la liquidación.
Modificación Solicitud de Compra
Esta transacción no se encuentra dentro del proceso de WF, se abre el formulario directamente por menú. La misma implica la modificación de líneas de Solicitudes de compra ya sea, cambio en el código del artículo, en la cantidad, en la fecha de entrega.
Orden de Compra Abierta con Solicitud
Funciona igual que la Orden de Compra Abierta solo que permite asociar la orden de compra a una solicitud de compra emitida previamente.
Orden de Compra Abierta
La orden de compra abierta tiene un vencimiento, pasado el cual deberá solicitarse una ampliación, y una cantidad máxima por ítem. Establece un ítem, cantidad máxima y precio unitario.
Orden de Compra Directa
La transacción permite cargar directamente los artículos y generar la orden de compra. No necesita que exista previamente una solicitud de compra.
Se debe definir un perfil de COMPRAS y asociar a los usuarios que realicen esta tarea. El rol de dicho perfil está asociado a centros de costos.
Orden de Compra de Referencia
Esta transacción permite tomar como referencia una orden de compra ya ingresada, de esta forma se cargarán los datos indicados en la orden de compra que se tome como referencia, permitiéndose modificar los que se consideren necesarios. Dicha transacción se utilizan generalmente cuando existen órdenes de compras recurrentes.
Edición de Tolerancia de OC Cantidad
Mediante esta transacción se podrá editar el porcentaje de tolerancia de cantidades físicas ingresado en la Orden de Compra. Es decir, que cantidad superior a la indicada en la orden de compra se permitirá recibir.
Esta transacción no se encuentra dentro del proceso de WF, se abre el formulario directamente por el menú.
Aviso Orden de Compra Rechazada
Si el usuario autorizador considera que la orden de compra no debe ser autorizada, el sistema genera un Aviso de Rechazo al usuario solicitante. El mismo recibe el mensaje como una nueva tarea de WF y debe visualizar el mensaje y puede realizar el comentario que considere pertinente.
Se debe definir en el Work Flow (WF) un perfil de SOLICITANTE y asociar a los usuarios que realicen esta tarea.
Orden de Entrega
Esta transacción aplica en los casos que se quiere realizar mediante el sistema un pedido al proveedor en base al contrato original, cada vez que se requiera una entrega.
Ajuste Paramétrico OCA
Sirve para establecer un parámetro mediante el cual se ajustará el valor de la orden de compra abierta.
Recepción - Certificación Compras
Luego de los controles de la recepción, el administrativo de planta registrará el ingreso de materiales en el sistema; para ello ingresa el código del proveedor y recupera la OC ingresada en el sistema y registra una boleta de recepción. Este registro actualiza los registros contables, la información de inventarios y los saldos de la orden de compra.
Tiene como finalidad ingresar al sistema las recepciones de stock sólo de artículos que se han comprado mediante una Orden de Compra previamente ingresada al sistema y de los cuales se lleva stock. Es en esta instancia en que se afecta el stock físico del sistema por cantidades recepcionadas. Si el artículo requiere control de calidad se regularizará el stock físico para que no quede disponible. La recepción permitirá ingresar los atributos requeridos para cada artículo (lote, fecha de vencimiento del lote, fecha de manufacturación, lote por proveedor, bulto, etc.) La recepción de stock también baja el saldo de la Orden de Compra afectada.
Adicionalmente la recepción afecta la contabilidad y los costos (si la cuenta mueve inventario).
(*) En la orden de compra se podrá ingresar un destino intermedio y un destino final (a los efectos de mantener los artículos transitoriamente en un destino antes de darle su ubicación final).
Recepción Compras en Destino Final
Mediante esta transacción será posible recibir en el destino final los artículos provenientes del destino intermedio.
Esta transacción no se encuentra dentro del WF, se abre el formulario directamente por el menú.
Recepción Compras por Pickeo
Esta transacción se utiliza cuando en una recepción se quiere ingresar varios números de lote a un mismo artículo. Es decir, al momento de la recepción desagregar el artículo por lotes de forma más sencilla para el usuario.
Remito de Transferencia
En caso que el destino intermedio sea distinto al destino final, se deberá contemplar la transacción remito de transferencia, a través de la cual será posible remitir los artículos a transferir entre el destino intermedio (origen) y el destino final.
Solicitud de Cotización
Esta tarea se dispara automáticamente por el WF cuando se eligió que se solicitaría cotizaciones por sistema.
Compras genera solicitudes de cotizaciones que enviará a los diferentes proveedores por mail o por fax.
Al confirmar la transacción, se generan tantos eventos de WF de ingreso de cotizaciones, como proveedores se seleccionen.
Solicitud de Abastecimientos
Cada persona que solicita un insumo tiene asociado los centros de costos y rubros de compra para los cuales puede ingresar requerimientos. A su vez existen ordenadores de gastos que autorizan, de acuerdo al centro de costos sobre el cual pueden actuar.
Las necesidades una vez ingresadas quedan en estado SOLICITADO si el usuario no es un usuario autorizador; en caso contrario quedan en estado AUTORIZADO. Se debe definir en el Work Flow (WF) un perfil de SOLICITANTE y asociar a los usuarios que realicen esta tarea.
Solicitud de Compra Valorizada
Esta transacción es similar a la Solicitud de Compra con la diferencia que en esta el usuario podrá ingresar los precios de los insumos solicitados.
Remito Devolución Artículos Rech. c/Lote
Una vez que control de calidad determina que un artículo comprado no cumple con los requisitos de calidad establecidos en el mismo, se ingresa al sistema un Remito de Devolución, que realiza la baja de stock por las cantidades rechazadas. Este remito se utiliza para la devolución de artículos con lote.
Se debe definir en el Work Flow (WF) un perfil de ADMINISTRADOR DE STOCK y asociar a los usuarios que realicen esta tarea. La definición del rol del administrador de stock, se determina por centro de costos.
Remito Devolución Artículos Rech. s/Lote
Una vez que control de calidad determina que un artículo comprado cumple con los requisitos establecidos para el mismo, se ingresa al sistema un remito de devolución que realiza la baja de stock por cantidades rechazadas. Este remito se utiliza para la devolución de artículos que no tengan lote.
Se debe definir en el Work Flow (WF) un perfil de administrador de stock, y asociar a los usuarios que realicen esta tarea. La definición del rol de administrador de stock, se determina por el centro de costos.
Recepción de Stock Devoluciones
Si el proveedor repone la mercadería rechazada se debe ingresar al sistema una Recepción de Stock por Devolución. Esta transacción se utiliza para ingresar al sistema el stock comprad que fue rechazado previamente.
Esta tarea se envía por WF luego de indicar en la transacción Tipo de Devolución que se realizará una Reposición por la mercadería devuelta.
Se deberá definir en el Work Flow (WF) un perfil de ADMINISTRADOR DE STOCK y asociar a los usuarios que realicen esta tarea. La definición del rol de administrador de stock, se determina por centro de costos.
Tipo de Devolución
Mediante esta transacción se ingresa el tipo de devolución de los artículos rechazados, es decir, si la devolución se hará mediante una reposición de los artículos o mediante una nota de crédito. Esta tarea se envía por WF una vez ingresado Remito Devolución Artículos Rechazados.
Envío Orden de Compra al Proveedor
Una vez que el usuario autoriza la orden de compra, el sistema genera un Aviso de Autorización enviada al usuario solicitante. El mismo recibe el mensaje como una nueva tarea de WF y debe visualizar el mensaje. Puede realizar el comentario que considere pertinente e imprimir el documento generado en el proceso.
Autorización Solicitud de Compra
El usuario autorizador deberá realizar una tarea en el WF que implica la visualización de toda la solicitud de compra, y la autorización o rechazo línea a línea. Esta tarea será realizada por el ordenador de gastos del área.
Debe existir un ESTADO de cada línea de la Solicitud de Compra. Luego de cumplido el evento en el WF del usuario Autorizante, la solicitud puede quedan en los siguientes ESTADOS:
- AUTORIZADO
- RECHAZADO
Se debe definir en el Work Flow (WF) un perfil de AUTORIZADOR y asociar a los usuarios que realicen esta tarea. La definición del rol de autorizador, se podrá determinar por el centro de costos.
Autorización Orden de Compra
Permite autorizar órdenes de compras, de ser requerido. Tanto sea la orden de compra con cotización, la orden de compra sin cotización o la orden de compra directa.
Se debe definir en el Work Flow (WF) un perfil de AUTORIZADOR y asociar a los usuarios que realicen esta tarea. La definición del rol de autorizador, se determina por centro de costos.
Archivos Adjuntos - Solicitud de Abastec
Mediante esta transacción se podrán adjuntar archivos, los cuales se podrán visualizar desde la solicitud de compra.
Autorización Orden de Compra Abierta
El ordenador de gastos debe autorizar dicha Orden de Compra. Se debe definir en el Work Flow (WF) un perfil de AUTORIZADOR y asociar a los usuarios que realicen esta tarea. La definición del rol de autorizador, de termina por centro de costos.
Cancelación Solicitud de Abastecimientos
Esta transacción no se encuentra dentro del proceso de WF, se abre el formulario directamente por el menú. La misma implica la cancelación de líneas de Solicitudes de Compra Pendientes. Luego de ejecutada esta transacción, la solicitud de compra quedara cancelada.
Se debe definir un perfil de COMPRAS y asociar a los usuarios que realicen esta tarea.
Cancelación de Orden de Compra
Esta transacción, permite realizar la anulación total de las órdenes de compra sin permitir afectaciones parciales.
Se debe definir un perfil de COMPRAS y asociar a los usuarios que realicen esta tarea.
Ampliación Orden de Compra Abierta
Aplica a los siguientes casos:
- Cambio de vigencia de la orden de compra.
- Incorporación de nuevos ítems.
- Modificación de la cantidad máxima de los ítems definidos.
En el caso de cambios de precio se debe ingresar una nueva Orden de Compra.
Consulta Últimas Compras
Se abrirá una ventana con una lista de las últimas compras efectuadas.
Calificación de Proveedores
Se actualizan los valores de calificación de proveedores.
Proveedores por Rubro
Este reporte muestra todos los rubros de compra que tiene asignado para comprar cada proveedor. Permite agrupar en base a los diferentes proveedores o en base a los diferentes rubros de compra. A su vez permite filtrar por proveedor o por rubro de compra y por empresa. Puede ser emitido por pantalla, por impresora y se puede exportar.
Historial de Ordenes de Compras
Se pueden ver todas las órdenes de compra emitidas. Estas se pueden agrupar tanto por artículo como por proveedor. También se puede pedir la información para un período determinado. Se debe elegir la moneda en que se emitirá el reporte. Al seleccionar la moneda, todas las órdenes de compra emitidas en todas las monedas configuradas aparecerán en la moneda que se seleccionó. Se deberá indicar además qué tipo de cambio se desea que se traduzcan las distintas monedas a la moneda seleccionada. Las opciones son: al tipo de cambio del día o al tipo de cambio promedio del período seleccionado.
Histórico de Compras
Muestra el histórico de compras por proveedor. En la primer pestaña se muestra la tabla de datos, y en las siguientes, dos gráficas, con las compras realizadas al proveedor para cada mes, expresadas en moneda nacional y traducida respectivamente. Estos datos pueden ser exportados a Excel. Además, al posicionarse sobre uno de los registros y presionar click derecho, se puede visualizar el detalle por ítem.
Ordenes de Compra Pendientes
Se pueden visualizar todas las Órdenes de Compra emitidas pero aún no cerradas. El listado de Orden de Compra pendientes se podrá emitir para un período determinado ingresando las fechas en los campos Desde y Hasta. También permite agrupar las órdenes de compra por Artículo, Proveedor o Documento. Se podrá elegir si se desea mostrar junto con el artículo, la especificación que tiene el mismo. Si se desea filtrar más información se podrá indicar a su vez que emita el reporte de órdenes de compra pendientes de un artículo específico, una familia de artículos, por tipos de artículos y por Proveedor o haciendo combinaciones de los mismos. Permite también filtrar por el estado y origen de la Orden de Compra (Plaza o Importación).
Este reporte permite exportar a excel mediante botón "Exportar a Excel" en la pestaña "General". En la imágen adjunta (Fig1) se pueden observar todas las pestañas con los filtros posibles.
Recepciones - Certificaciones Pendientes
Se pueden visualizar todos los bienes recibidos y servicios certificados que están pendientes de facturar. Al igual que los anteriores reportes mencionados, se podrá filtrar información ingresando un período de tiempo específico, agrupando los datos por artículo, proveedor o documento, o especificando el artículo, tipo de artículo, familia de artículos o proveedor.
Recepción de Compras
Se podrán visualizar todas las recepciones de bienes y certificaciones de servicios realizadas. Se podrá emitir el reporte para un período específico que se desee o agrupando los datos por artículo o proveedor.
Solicitudes Pendientes
Muestra todas las solicitudes de requerimientos pendientes. Éste se podrá emitir filtrando información que se desee según las siguientes opciones: Por un período específico, que a su vez podrá ser por fecha de solicitud o por fecha de requerimiento; agrupar los datos por artículos o por sectores; filtrar por artículo, tipo de artículo, familia de artículo, sectores, o sector de compra.
Autorizaciones WF x Niveles
Se carga la parametrizacion de niveles de autorizacion a traves del WorkFlow de procesos del sistema (compras, pagos, etc.).
El objetivo es poder parametrizar un sistema de autorización que dependa de: a) niveles jerárquicos de autorización: podrá definirse por ejemplo un sistema de autorización de 3 niveles (primer nivel el gerente de área, segundo nivel el gerente financiero y tercer nivel el gerente general); b) Centro de Costos (departamentos, etc.): podrá haber autorizaciones por niveles distintas dependiendo del centro de costo que se trate; c) Un atributo adicional que es libre en cada implementación: es un atributo adicional al centro de costos que puede ser utilizado con libertad por el implementador; d) Moneda y montos: se pueden establecer rangos de autorizaciones por montos (montos desde hasta).
Para cada una de las combinaciones de variables definidas anteriormente y por cada proceso, se defininen usuarios autorizadores. El proceso al que se va incorporar el sistema de autorizaciones debe estar definido como proceso en el WorkFlow del sistema.
Ejemplo práctico autorización de Orden de Compra:
Nivel 1 de 0 a 5,000
Nivel 2 de 5,001 a 25,000
Nivel 3 de 25,001 a 999,999,999
Una OC por 4000 deberá ser autorizada por los usuarios del Nivel 1, a menos que haya sido ingresada por los usuarios del nivel 1, 2 o 3.
Una OC por 6000 deberá ser autorizada por los usuarios del Nivel 2, a menos que haya sigo ingresada por los usuarios del nivel 2 o 3.
Ejemplo práctico autorización de Orden de Compra:
Nivel 1 de 0 a 5,000
Nivel 2 de 0 a 25,000
Nivel 3 de 0 a 999,999,999
Una OC por 4000 deberá ser autorizada por los usuarios del Nivel 1, a menos que haya sido ingresada por los usuarios del nivel 1, 2 o 3.
Una OC por 6000 deberá ser autorizada por los usuarios del Nivel 1 y también por los usuarios de Nivel 2, a menos que haya sigo ingresada por los usuarios del nivel 2 o 3.
Una OC por 28000 deberá ser autorizada por los usuarios del Nivel 1 y también por los usuarios de Nivel 2 y Nivel 3, a menos que haya sigo ingresada por los usuarios del nivel 3.
Sectores de Compras
Se cargan los sectores de compras de la empresa. Son centros de compras que no tiene por qué ser un área de la empresa. Puede ser que cada área tenga su sector de compras. Es un conjunto de personas encargadas de comprar.
Proveedores
Se cargan los proveedores de la empresa. Los proveedores son titulares en el sistema y se utilizan en los procesos de compras, importaciones, pagos, cuentas acreedoras y otros procesos chicos que formas parte de la gestión de abastecimentos del sistema.
Clases de Proveedor
Se cargan las clases de proveedores. Es una clasificación de proveedores informativa. A cada proveedor se le asocia una clase.
Indices
Se cargan los diferentes tipos de índices existentes en la empresa para realizar ajustes. Por ejemplo Dólar, IPC, IPM, UR, etc.
Parametrización de Documentos Compras
Se carga la parametrización asociada a la emisión e impresión de los documentos de compras. De esta parametrización se deduce la serie y le numero de documento, el nombre de cada copia que se desee emitir (original, cliente, archivo, etc), la impresora por defecto a utilizar, etc.
Rubros de Compras
Se cargan los rubros de compra que son agrupaciones de artículos - servicios que tienen ciertos atributos en común.
Los rubros de compra cumplen varias funciones en el sistema: 1) como filtro en la mayoría de los reportes de compras; 2) como control de los artículos - servicios que cada Area de la empresa puede solicitar (por ejemplo, el área de Producción puede solicitar materias primas pero no puede solicitar papelería); 3) como control de los artículos - servicios que la empresa puede comprar a los proveedores.
Para utilizar la función 2) hay un mantenimiento llamado "Rubros de Compras autorizados por Area" en donde se caran los rubros asociados a cada área de la empresa. Para utilizar la función 3) se debe cargar la asociación rubro-proveedor en el mantenimiento "Proveedores".
Áreas de la Empresa
Se cargan las áreas de la empresa. Por ejemplo: Area Comercial, Area Logística, Area Administración, etc. En el proceso de compras las áreas son relevantes al momento de realizar solicitudes de compra. Cada área de la empresa podrá realizar solicitudes de compra de determinados rubros de compra y las solicitará a determinados sectores de compra que son los encargados de gestionar las compras.
Rubros de Compras Autorizados x Área
Se cargan los rubros de compra que cada Area de la empresa puede solicitar comprar. Significa que un usuario de un área podrá realizar una solicitud de compra por artículos y servicios que estén asociados en los rubros de compra que se definieron que el área puede solicitar. Es un control de lo que cada usuario-área puede solicitar. Por ejemplo, el área de Producción puede solicitar materias primas pero no puede solicitar papelería.
Prioridades de Compras
Se cargan las prioridades de compras. Es una clasificación de prioridades que es utilizada en las solicitudes de compra. Los usaurios ingresan al momento de registrar una solicitud de compra qué prioridad tiene para que los habilitados a comprar puedan tomar una decisión más acertada al momento de definir qué solicitudes se procesan primero.
Parametros de Compras
Se cargan los parámetros generales del proceso de compras y del proceso de importaciones. El sistema viene predefinido para la empresa 01 con parámetros por defecto.
Estados de Compras
Se cargan los estados en que quedan las solicitudes de compra, ordenes de compra y recepciones de compra en distintos momentos del proceso. Vienen predefinidos por defecto y se sugiere no modificarl los códigos.