NODUM - ERP / CUENTAS ACREEDORAS
Factura Proveedor del Exterior
Para situaciones donde se requiere realizar facturas con proveedores del exterior, se puede hacer uso del formulario Factura Proveedor de Exterior [TcmpFacPrvSOCExt]. Que normalmente se ubica en ./ Cuentas Acreedoras / 02. Transacciones / 2.1 Comprobantes Compras.
En este formulario se puede configurar el Grossing UP requerido.
En dicho formulario se encuentra la posibilidad de parametrizar un % de descuento sobre el artículo que vas a facturar.
Dicho descuento, se mueve en el asiento con una cuenta en particular, y esta cuenta debe estar parametrizada en el sistema.
Para poder identificar dicha cuenta Nodum evalúa:
- Auxiliar
- Cuenta
- Moneda
En Imputación Contable de Documentos se puede parametrizar esto.
Un proveedor nos está enviando el mismo número de factura y con el mismo número de serie que nos facturó anteriormente. La diferencia es que el primer comprobante no es electrónico
Para reolver esto se debe crear un nuevo documento en el sistema. Su código debe ser efacprov y su nombre Factura Proveedor Electrónica. Se debe tomar como base la definición del documento facprov.
Los pasos a seguir son:
1 - Crear el Documento. Debe tener el mismo tipo de documento que facprov y tener los mismos auxiliares.
2 - Definir la imputación contable. Deben configurarse exactamente las mismas cuentas que el documento facprov.
3- Ubicar en administrador de clasificaciones. Se debe ubicar en los mismos Nodos que el documento facprov. El Nodo estándar más es Factura_Prov tal cual se ve en la imagen adjunta.
Cualquier duda consultar con el equipo Nodum.
Emisión de Resguardos
Transacción que permite realizar el registro de la emisión de resguardos por proveedor que superaron el mínimo por concepto de retención.
Desde el punto de vista contable, se realiza el siguiente registro: Resguardos en Cartera (al debe) contra Retenciones a Pagar (al haber).
Factura Proveedor sin Orden de Compra
Se utiliza para aquellos casos en que no se reflejan en el sistema las recepciones o certificaciones, previo al ingreso de la factura, esto es, que se realizan los dos eventos al mismo tiempo. La diferencia respecto a la Factura Proveedores con Orden de Compra radica en la contabilización, ya que se dará de alta la cuenta de gastos/inventario y se registrará la deuda con el con el Proveedor al mismo tiempo. Sólo se admite en esta factura aquellos artículos que en el maestro de artículos estén parametrizados como que admiten factura sin Orden de Compra. No se admite afectar en esta factura ítems stockeables.
Entrega Certificados de Terceros
Transacción que permite registrar en el sistema la entrega del certificado de crédito a los proveedores.
Desde el punto de vista contable, se realiza el siguiente registRo: Proveedores Retenciones Impuesto (al debe) contra Certificados en Certera (al haber).
Recepción Certificados de Terceros
Transacción que permite registrar en el sistema la recepción de los certificados de crédito solicitados.
Desde el punto de vista contable, se realiza el siguiente registro: Proveedores Retención Impuestos (al debe) contra Certificados en Cartelera (el haber).
Regularizar Cuenta Proveedores Certifica
Transacción que permite exonerar los registros de los proveedores a los que la empresa retuvo pero que al final del período no llegan al momento mínimo de retención para solicitar certificados de créditos. El mínimo del período se toma del mantenimiento de 'Montos mínimos Certificados Proveedores'.
Desde el punto de vista Contable, se realiza el siguiente registro:
Proveedores Retención Impuesto (al debe) contra Proveedores (*) (al haber)
(*) Proveedores de la cuenta original de la factura.
Regularización de Resguardos a Proveedor
Transacción que permite extornar los registros de los proveedores a los que la empresa retuvo pero que al final del período no llegan al monto mínimo de retención para emitir resguardos. El mínimo del período se toma del mantenimiento de 'Montos Mínimos por concepto de retención'.
Desde el punto de vista contable, se realiza el siguiente registro: Proveedores Retención Impuesto (al debe) contra Proveedores (*) (al haber)
(*) Proveedores de la cuenta original de la factura.
Solicitud de Certificados
Transacción que permite realizar el registro en el sistema de la solicitud de certificados para aquellos proveedores que superan el mínimo parametrizado. Se realiza masivamente para todos los proveedores. El tipo de certificado a solicitar se toma de la parametrización hecha en el mantenimiento de "Proveedores", aunque se puede modificar en el momento de la solicitud. Esta transacción emite un reporte con el detalle de los certificados solicitados.
Desde el punto de vista contable, se realiza el siguiente registro: Certificados Solicitados (al debe) contra Posición Fiscal (al haber).
Autorización Comprobantes Compras
Se podrá parametrizar que el ingreso de facturas/boletas y demás comprobantes requieran una autorización antes de que quede el registro habilitado.
Boleta Contado sin Orden de Compra
Mediante esta transacción se ingresan al sistema boletas contado asociadas a un proveedor de tipo directas (sin registro de orden de compra previa).
El impacto contable es el siguiente: Débito de cuenta gastos correspondiente y crédito de valores recibidos como medio de pago. Realizar el impacto de los impuestos correspondientes.
Boleta Contado con Orden de Compra
Mediante esta transacción se ingresan al sistema boletas contado asociadas a una orden de compra y a un proveedor.
El impacto contable es el siguiente: Débito de cuentas Provisiones (esta cuenta fue registrada en la transacción de Recepción/Certificación) y crédito de valores recibidos como medio de pago. Realizar el impacto de los impuestos correspondientes.
Contratos con Devengamiento
Se registran contratos con Proveedores que implican un devengamiento mensual del gasto asociado al contrato. Podrá existir factura asociada al contrato o no.
Factura Proveedor sin OC con Stock
Se utiliza para aquellos casos en que no se reflejan en el sistema las recepciones o certificaciones, previo al ingreso de la factura, esto es, que se realizan los dos eventos al mismo tiempo. La diferencia respecto a la Factura Proveedores con Orden de Compra radica en la contabilización, ya que se dará de alta la cuenta de gastos/inventario y se registrará la deuda con el Proveedor al mismo tiempo. Solo se admite en esta factura aquellos artículos que en el maestro de artículos estén parametrizados como que admiten facturas sin Orden de compra.
A diferencia de la Factura sin Orden de Compra, en este caso se permite registrar ítems stockeables.
Factura Tipo de Gastos Proveedores
Se registran facturas de gastos de proveedores que por su carácter repetitivo se han definido previamente en el sistema, en el mantenimiento definición de facturas tipo. En este mantenimiento se define el esquema de facturas de tipo repetitivas (ejemplo, teléfono, energía eléctrica) de manera que a la hora de ingresar a la misma, el sistema despliegue todo el esquema definido y ahorre al Usuario tiempo en la registración. El impacto contable es el siguiente: Débito de cuenta gastos correspondientes y crédito de la cuenta a pagar. Realizar el impacto de los impuestos correspondientes.
Factura Proveedor con Orden de Compra
Se ingresan las facturas de aquellos proveedores a los que se les compró emitiendo una orden de compra previa en el sistema.
El impacto contable en este caso es el siguiente: débito de cuenta Provisiones (esta cuenta fue registrada en la transacción de Recepción/Certificación) y crédito con Cuenta a Pagar. Realizar el impacto de los impuestos correspondiente.
Nota de Crédito por Anulación de Factura
Nota de Crédito afectando una factura y que anula la factura original también.
Nota de Crédito Proveedor Afectación Fac
Cuando la nota de crédito no se debe a un cambio en los precios de los artículos facturados pero se puede asociar a una factura especifica ingresada al sistema.
Nota de Crédito Proveedores Gastos
En la transacción, se ingresan aquellas notas de crédito que no afectan ninguna factura en particular, ni afectan los precios de compra de los artículos facturados (afectación de costos).
Nota de Crédito Proveedores Dif. Precio
Cuando la nota de crédito se asocia a una Factura en Particular y se debe a diferencias en los precios de los artículos afectados.
Factura Comp. Prov. por Diferencia
La transacción factura complemento por diferencia precio permite el ingreso de facturas complemento debido a corrección de precios de artículos incluidos en una o varias facturas. En esta transacción no se afecta la factura origen. Sí se afecta el costo (precio de compra) del artículo al que se le corrige el precio.
Nota de Crédito por Devolución Proveedor
Nota de Crédito afectando una devolución de proveedores ingresada.
Devengamientos
El objetivo de esta transacción es reconocer el devengamiento de los intereses. Aquí el usuario deberá seleccionar una fecha desde y una fecha hasta, y la transacción retornará todos los registros cuyo documento sea intereses a vencer y que cumplan con las condiciones.
Esta transacción realiza asiento contable:
___________________ ____________________
Intereses Perdidos
Intereses a Vencer
___________________ _____________________
Entrega de Resguardos a Terceros
Transacción que permite registrar en el sistema la entrega de resguardos por proveedor. Desde el punto de vista contable, se realiza el siguiente registro: Proveedores Retención Impuesto (al debe) contra Resguardos en Cartera (al haber).
¿Cómo se utiliza el proceso de devengamiento por primera vez ?
Primero cargo la constitucion de prestamos vales o bancaria , donde defino las cuotas que voy a pagar , la cantidad de cuotas, etc
Hay dos tipos de devengamientos:
1-
¿Cómo funcionan los contratos con devengamiento?
Existe un mantenimiento y cuatro transacciones que componen el proceso. Pero además existe la posibilidad de registrar una factura de proveedor específica que genere devengamientos posteriores, esto no un proceso sino una factura que luego generará devengamientos.
1 - Tipos de Contratos con Devengamiento:
Esto dice la ayuda del formulario:
Se cargan los tipos de contratos de compras con devengamiento que tiene la empresa. Los contratos con devengamiento o recurrentes son los contratos que puede tener la empresa con un proveedor de un servicio como por ejemplo alquileres, seguros, servicios profesionales, que tengan un plazo determinado y cuyo gasto asociado deba devengarse de forma lineal y mensual, independientemente de la forma de pago. Los tipos de contrato genéricos ya vienen precargados en Nodum. (Fig. 1)
Estos son los datos: (Fig. 2)
2 – Contratos con Devengamiento / Contratos con Devengamiento Retención
Se carga el contrato, según si tipo, se indica la información contable del devengamiento y la información básica del contrato.
Contablemente hablando cuando no existe una factura posterior ya se acredita el proveedor pero cuando existe se realiza una provisión. El formulario siempre debita una cuenta de activo que luego será devengada mes a mes.
Existen dos formularios de contrato uno sin retenciones y otro con retenciones. (Fig. 3)
3 – Factura Proveedor asociada a Contratos
Existen un formulario de Factura Proveedor específico para realizar la contabilización asociada a los contratos. Esto el tipo de contrato asociado indica que lleva factura se deberá realizar la contabilización. Contablemente hablando afecta la provisión creada en la contabilización del contrato e imputa el proveedor a pagar como cualquier factura de proveedor. (Fig. 4)
4 – Devengamiento
Devengamiento, mes a mes se realiza el devengamiento de los contratos, que registra el gasto de cada contrato según la imputación contable de gastos configurada en el contrato. (Fig. 5)
5 – Formularios directos con devengamiento:
- Factura Proveedor con Devengamiento
- Factura Proveedor del Exterior con Dev
Estos formularios permiten generar la factura y además dejar grabada la estructura de devengamientos y que luego se registren los devengamientos asociados. A nivel de la línea se solicita más información para que se pueda realizar el devengamiento.
La diferencia del formulario del exterior es que permite asumir la retención, esto se llama grossing up. (Fig. 6 - 7)
Consulta Facturas Proveedores
Consulta que permite visualizar la trazabilidad de una factura/comprobante registrado.
Tipos de Contratos con Devengamiento
Se cargan los tipos de contratos de compras con devengamiento que tiene la empresa. Los contratos con devengamiento o recurrentes son los contratos que puede tener la empresa con un proveedor de un servicio como por ejemplo alquileres, seguros, servicios profesionales, que tengan un plazo determinado y cuyo gasto asociado deba devengarse de forma lineal y mensual, independientemente de la forma de pago. Los tipos de contrato genericos ya vienen precargados en Nodum.
Formas de Pago para Compras
Se carga las formas de pago que se asociarán a los proveedores para calcular las fechas de vencimiento de las facturas.
Definicion de Facturas Tipo
Se cargan las facturas tipo o facturas de tipo recurrente que tiene la empresa. La idea de la factura tipo es cargar ciertos datos fijos para entonces al momento de ingresar la factura, se recurre a esta factura tipo y se ahorra la carga de ciertos datos. Funciona para el caso de la facturas recurrentes y de gastos.
Parámetros Resguardos
Se cargan los diferentes parámetros necesarios para la impresión de los resguardos.
¿Cómo ingreso una factura proveedor si el proveedor me facturo de menos y no me va a emitir una nota de crédito?
Se hace la recepción por las cantidades reales y el sistema va a valorizar la cantidad real recepcionada al precio ingresado en la orden de compra. Deben tener claro que el sistema únicamente va a permitir recepcionar de más si existe una tolerancia en cantidades que permita realizar la recepción adicional.
A la hora de pasar la factura se debe dejar la cantidad con la cantidad realmente recepcionada y ajustar el precio de la factura a un precio que calculado deje el subtotal igual al subtotal del comprobante que envía el proveedor. Con este procedimiento el sistema va a afectar la provisión por el importe original y va a hacer un ajuste en los bienes de cambio dejando la real recibida al valor correcto.
En la solicitud de certificado se puede ingresar la misma fecha valor para facturas de distintos meses?
El sistema utiliza la fecha valor como fecha para valorizar el asiento como hace en el resto del sistema pero además utiliza es fecha como insumo para numerar los certificados a retirar. Lo ideal es que la fecha valor no se repita porque luego genera problemas a la hora entregar los certificados.
Se genera una diferencia de cambio entre la recepción y la factura con orden de compra. ¿Cómo podemos solucionarlo?
En realidad no se puede solucionar a menos que se use como fecha valor la fecha de la recepción. Esto habitualmente se ajusta con la corrida del proceso de diferencia de cambio.
El formulario TcmpAnulaFact - Anulación Facturas de Compra para qué sirve?
Este no es un formulario estándar y de hecho no está en la base Express. Lo que hace el formulario es extornar el asiento de la factura original y permite volver a ingresar la factura original nuevamente ya que elimina el registro de la tabla de facturas de compras que se pueda volver a ingresar. Esto tiene razón de ser cuando no es posible modificar transacciones ya ingresadas pero no en todas las empresas esto es así. La opción más lógica es editar la factura original y no utilizar este formulario.
¿Cómo implementar los certificados de crédito en un cliente ya existente?
- Actualizar los formularios asociados al proceso. (Solicitud, recepción y Entrega)
- Crear las cuentas necesarias
- Realizar y/o revisar las configuraciones de la imputación contable
- Configurar correctamente a los proveedores y las tasas de impuestos
- Realizar las pruebas correspondientes.
¿Qué formulario utilizar para una Nota de débito proveedor?
Existen dos opciones:
- La opción más habitual es utilizar una factura de proveedores. Lo ideal sería configurando previamente un documento específico de nota de débito. Se debe realizar la imputación contable y asignar el documento a los nodos correspondientes.
- Existe un formulario para ingresar notas de débito que se llama Nota de Crédito/Débito por Dif. Precio (TcmpNCNDdifpR) y se encuentra en Cuentas Acreedoras / 02. Transacciones / 2.3 Notas de Crédito y Débito
¿Cómo miro los movimientos de un documento de proveedores?
Existen dos reportes para revisar los movimientos de un documento en particular de saldos con auxiliar proveedores.
- El query Consulta Historia Documentos Proveedores. Que permite revisar los documentos con auxiliar proveedores por empresa, titular y documento. En caso de poner número 0 muestra todos los documentos. Muestra todos los movimientos de los documentos independientemente de que sean contables o no.
- El reporte Reporte Afectaciones de Documentos. Este reporte permite revisar los movimientos de los documentos contabilizados un titular. Este reporte filtra por auxiliar, titular, rango de fechas y eventualmente un número en particular.
¿Sobre que formulario utilizar de nota de crédito de proveedor cuando el titular de pago es la tarjeta y no el proveedor ?
Se debe utilizar el formulario "Nota Credito Proveedor Electronica" (TcmpNCProvE) que cancela el proveedor y a su vez el titular de pago.
¿Dónde puedo consultar los datos de los proveedores? Por ejemplo, medio de pago o cuentas bancarias.
En el formulario proveedores van a encontrar todos los datos. Ejemplo, pestaña de Pagos:
(Fig.1)
Te consulto porque estoy queriendo ingresar en proveedores un nuevo número de cuenta para pagar a ese proveedor y no me está dejando hacerlo ya que ya existe otro número de cuenta para realizar pagos a ese proveedor pero con otro banco
Debes buscar el proveedor en el Mantenimiento Proveedores, apretar la operación Editar e ir a la pestaña Pagos, bloque “Ctas. Bancarias para Pagos (x defecto)”. Aquí podrás dar de alta todas las cuentas de pago del proveedor siempre que no se repita la empresa, el banco y la moneda. Recuerda que son las cuentas bancarias por defecto.
Si quieres cargar mas cuentas bancarias del proveedor para la misma empresa, banco y moneda de bloque anterior, lo puedes hacer en la misma pestaña Pagos, en el bloque “Ctas. Bancarias Proveedor”.
¿La emisión de resguardos me emite el número que llega al sistema de facturación electrónica?
Si. Si bien la emisión de resguardos es el paso previo a la generación de resguardos que sí envía al sistema de facturación electrónica el comprobante, el número del resguardo se genera en la emisión.
¿Cuáles son los motivos por los que no me puede aparecen los saldos a regularizar de proveedores en el formulario de "Regularización de cta. proveedores"?
Dicho formulario tiene la funcionalidad de verificar si el saldo retenido cumple con los mínimos legales vigentes (formulario : Montos Mínimos x Concepto Ganancias) y corresponde emitir resguardo o no llega al mínimo y la factura debe ser cancelada con un valor. Si se superan los mínimos definidos para cada concepto el formulario no identifica ningún saldo a regularizar y queda vacío. En este caso no es necesario darle aceptar a la transacción.
Otros motivos de datos por los que el formulario puede presentar problemas:
- No está cargado el TC de la UI para comparar el monto mínimo de honorarios que se define en UI
- Los filtros utilizados en el cabezal no son correctos
¿La regularización de los saldos de proveedor es obligatoria?
No es obligatoria.
Tiene la funcionalidad de verificar si el saldo retenido cumple con los mínimos legales vigentes (Formulario : Montos Mínimos x Concepto Ganancias) y corresponde emitir resguardo o no llega al mínimo y la factura debe ser cancelada con un valor.
¿Por qué el asiento de una factura proveedor me mueve 'Proveedores por retención’?
Utilizando un criterio conservador Nodum separa la parte que va a ser paga con resguardo de la cuenta de proveedores que va a ser paga con valores. La cuenta de proveedores con resguardos no puede ser paga con ningún otro medio de pago previendo que no se vayan a hacer pagos adicionales.
No tengo el botón de eliminar en la tarea de generación de un resguardo, ¿porque?
La tarea de generación de resguardo es el envío del resguardo al sistema de facturación electrónica que se conecta con DGI por lo cual ya no puedo dar marcha atrás. Lo que se debe hacer es un contra resguardo.
¿Puedo determinar que facturas u órdenes de pago quiero autorizar y cuales no? / Ej: dependiendo del rubro del proveedor o mismo determinado por ciertos proveedores
La definición de "Autorizaciones WF x Niveles" permite que se parametricen las autorizaciones con los siguientes parámetros:
- Por niveles (más de una firma necesaria para que el registro sea autorizado)
- Por montos ( cada nivel deberá tener un rango monetario para el que requiere de la aprobación)
- Por Proceso (Cada proceso tiene su lógica de autorización Individual)
- Por centro de Costos (para cada centro de costos puede asociarse una lógica de autorización individual)
- Por un atributo adicional (disponible para que los clientes puedan asignar con el consultor otro atributo a la lógica de autorizaciones)
¿Si pago una factura antes de que me llegue el documento, como hago el registro?
El sistema permite realizar pagos sobre haberes aun no registrados. Para eso debe ejecutarse el formulario “Solicitud Anticipo Proveedores” y luego de pasadas las Autorizaciones definidas aparecerá el el anticipo en el “Generador de Orden de Pagos” para pagar. Para que el anticipo tenga saldo en la contabilidad de finalizarse el proceso de pagos. Al ingresar el paso final del proceso se crea el saldo contable asociado al anticipo.
Luego debe afectarse ese saldo contra la factura recibida ya sea en la afectación de documentos de proveedores, generador órdenes de pago, pago directo o asiento diario.
¿Cómo registrar una boleta contado?
Los comprobantes de ingreso de facturas de proveedor tienen una sección llamada “Valores”. Si en el cabezal de la factura se indica una forma de pago contado esa sección se vuelve obligatoria. En esa sección debe ponerse el valor con el que se realiza el pago.
Las formas de pago se definen en “Formas de Pago para Compras”.
¿Cómo automatizar el ingreso de factura de proveedores?
Teniendo en su instalación la funcionalidad de Nodum e Box el sistema permite que el ingreso de una factura de proveedor se realice sin necesidad de interacción con usuarios.
Las definiciones para automatizar el pasaje de comprobantes de compras se ingresan en el formulario “Param Proveedores Recepcin CFE”. En este formulario básicamente se define la cuenta de gastos y el Centro de Costos a utilizar al recibir un comprobante de dicho proveedor.
Nodum e Box mostrará el comprobante en situación de ya contabilizado.
Editar o Eliminar factura que ya está autorizada
Puede darse el caso en el que la edición de la factura no se permite por pertenecer a un proceso de trabajo con un paso posterior ya ejecutado, como puede ser una autorización. En este caso es necesario recorrer el proceso de atrás hacia adelante eliminando los pasos posteriores al comprobante para que se habilite su edición.
Editar o Eliminar factura que ya se pago
Si la factura se encuentra paga no puede hacerse ninguna edición hasta no tomar medidas con el pago realizado.
Para anular el pago realizado se debe utilizar el formulario “Anulación de Orden de Pago”. Luego de anulado el pago el comprobante puede ser editado.
Error de número gigante en facturas del exterior // Error data truncation
El número máximo de comprobante que se puede usar es el 2147483647. El dominio del campo para el número de comprobantes es un integer por eso ese valor máximo, esto no se puede cambiar.
Cuando existen comprobantes del exterior con números mayores al aceptar el sistema da data truncation.
¿Cómo hago una baja de resguardo/resguardo negativo?
Este tipo de resguardo debe emitirse desde el formulario Emisión de E-Resguardo Directa indicando en la grilla que es una baja.