NODUM - ERP / COMPRAS
Error en Factura Proveedor - Fecha Máxima Imputación
Cuando aparece el siguiente error en una Factura Proveedor por ejemplo: "2- La fecha ingresada en el asiento está fuera del rango de imputación permitido en los parámetros del proceso Compras.", hay que chequear el formulario Parámetros Proceso (MParamProc) y la Fecha Máxima Imputación.
En el caso de que el usuario no tenga acceso al formulario Parámetros Proceso, el cambio de la fecha en el formulario lo tiene que realizar su referente.
En el caso de que el usuario no tenga acceso al formulario Parámetros Proceso, el cambio de la fecha en el formulario lo tiene que realizar su referente.
Modificación Solicitud de Compra
Esta transacción no se encuentra dentro del proceso de WF, se abre el formulario directamente por menú. La misma implica la modificación de líneas de Solicitudes de compra ya sea, cambio en el código del artículo, en la cantidad, en la fecha de entrega.
Orden de Compra Abierta con Solicitud
Funciona igual que la Orden de Compra Abierta solo que permite asociar la orden de compra a una solicitud de compra emitida previamente.
Liquidacion Stock Consignacion
Mediante esta transacción se liquidará la mercadería consignada. Se realiza un corte en el cual se visualiza la mercadería que se ha vendido/utilizado por la empresa y se envía la liquidación al proveedor para que realice la factura correspondiente. Habilita a que se pueda ingresar la factura del proveedor correspondiente basada en la liquidación.
Cambio Fecha de Entrega OC
Esta transacción no se encuentra dentro del proceso de WF, se abre el formulario directamente por menú.
La misma permite modificar la fecha de entrega de una orden de compra.
La misma permite modificar la fecha de entrega de una orden de compra.
Cierre de Orden de Compra
Esta transacción permite la afectación parcial de las cantidades de la orden de compra.
Se debe definir un perfil de COMPRAS y asociar a los usuarios que realicen esta tarea.
Se debe definir un perfil de COMPRAS y asociar a los usuarios que realicen esta tarea.
Cambio Moneda Recepción/Certificación
Este formulario sirve para el cambio de moneda es en casos que de equivocarse la moneda.
certificacion, es como la recepcion pero para los servicio
es mas usado la recepción.
certificacion, es como la recepcion pero para los servicio
es mas usado la recepción.
Aviso Rechazo Artículos Solicitados
En el caso que al momento de autorizar la solicitud de compra el autorizante decide rechazar alguno de los artículos solicitados, con lo cual se genera un aviso que le cae por WF al usuario solicitante.
Decisión de Compra
Una vez que el usuario autoriza la solicitud de compra el sistema genera un Aviso de Nueva Solicitud enviada al usuario o sector comprador definido en la solicitud de compra. El mismo recibe el mensaje como una nueva tarea de WF y debe visualizar el mensaje. Puede realizar el comentario que considere pertinente e imprimir el documento generado en el proceso.
En este formulario el usuario comprador debe seleccionar si solicitara o no cotizaciones por el sistema, a raíz de esta decisión se continuaran caminos diferentes.
En caso de que no se utilice el circuito de cotizaciones, en esta transacción debe asociarse un proveedor a cada línea de la solicitud de compras autorizada, determinando a que proveedores se realiza la Orden de Compra.
Se debe definir en el Work Flow (WF) un perfil de Compradores y asociarlo a los usuarios que realicen esta tarea. La definición del rol de comprador, se podrá determinar por el centro de costos.
En este formulario el usuario comprador debe seleccionar si solicitara o no cotizaciones por el sistema, a raíz de esta decisión se continuaran caminos diferentes.
En caso de que no se utilice el circuito de cotizaciones, en esta transacción debe asociarse un proveedor a cada línea de la solicitud de compras autorizada, determinando a que proveedores se realiza la Orden de Compra.
Se debe definir en el Work Flow (WF) un perfil de Compradores y asociarlo a los usuarios que realicen esta tarea. La definición del rol de comprador, se podrá determinar por el centro de costos.
Aviso Solicitud de Abastecimiento Aut
Una vez que el usuario autoriza la solicitud de compra el sistema genera un Aviso de Autorización enviada al usuario solicitante. El mismo recibe el mensaje como una nueva tarea de WF y debe visualizar el mensaje. Puede realizar el comentario que considere pertinente e imprimir el documento generado en el proceso.
Aviso Solicitud de Abastecimiento Rech
Si el usuario autorizador considera que la solicitud de compra no debe ser autorizada, el sistema genera un Aviso de Rechazo al usuario solicitante. El mismo recibe el mensaje como una nueva tarea de WF y debe visualizar el mensaje y puede realizar el comentario que considere pertinente.
Se debe definir en el Work Flow (WF) un perfil de SOLICITANTE y asociar a los usuarios que realicen esta tarea.
Se debe definir en el Work Flow (WF) un perfil de SOLICITANTE y asociar a los usuarios que realicen esta tarea.
Aviso Orden de Compra Rechazada
Si el usuario autorizador considera que la orden de compra no debe ser autorizada, el sistema genera un Aviso de Rechazo al usuario solicitante. El mismo recibe el mensaje como una nueva tarea de WF y debe visualizar el mensaje y puede realizar el comentario que considere pertinente.
Se debe definir en el Work Flow (WF) un perfil de SOLICITANTE y asociar a los usuarios que realicen esta tarea.
Se debe definir en el Work Flow (WF) un perfil de SOLICITANTE y asociar a los usuarios que realicen esta tarea.
Envío Orden de Compra al Proveedor
Una vez que el usuario autoriza la orden de compra, el sistema genera un Aviso de Autorización enviada al usuario solicitante. El mismo recibe el mensaje como una nueva tarea de WF y debe visualizar el mensaje. Puede realizar el comentario que considere pertinente e imprimir el documento generado en el proceso.
Autorización Solicitud de Compra
El usuario autorizador deberá realizar una tarea en el WF que implica la visualización de toda la solicitud de compra, y la autorización o rechazo línea a línea. Esta tarea será realizada por el ordenador de gastos del área.
Debe existir un ESTADO de cada línea de la Solicitud de Compra. Luego de cumplido el evento en el WF del usuario Autorizante, la solicitud puede quedan en los siguientes ESTADOS:
- AUTORIZADO
- RECHAZADO
Se debe definir en el Work Flow (WF) un perfil de AUTORIZADOR y asociar a los usuarios que realicen esta tarea. La definición del rol de autorizador, se podrá determinar por el centro de costos.
Debe existir un ESTADO de cada línea de la Solicitud de Compra. Luego de cumplido el evento en el WF del usuario Autorizante, la solicitud puede quedan en los siguientes ESTADOS:
- AUTORIZADO
- RECHAZADO
Se debe definir en el Work Flow (WF) un perfil de AUTORIZADOR y asociar a los usuarios que realicen esta tarea. La definición del rol de autorizador, se podrá determinar por el centro de costos.
Autorización Orden de Compra
Permite autorizar órdenes de compras, de ser requerido. Tanto sea la orden de compra con cotización, la orden de compra sin cotización o la orden de compra directa.
Se debe definir en el Work Flow (WF) un perfil de AUTORIZADOR y asociar a los usuarios que realicen esta tarea. La definición del rol de autorizador, se determina por centro de costos.
Se debe definir en el Work Flow (WF) un perfil de AUTORIZADOR y asociar a los usuarios que realicen esta tarea. La definición del rol de autorizador, se determina por centro de costos.
Archivos Adjuntos - Solicitud de Abastec
Mediante esta transacción se podrán adjuntar archivos, los cuales se podrán visualizar desde la solicitud de compra.
Autorización Orden de Compra Abierta
El ordenador de gastos debe autorizar dicha Orden de Compra. Se debe definir en el Work Flow (WF) un perfil de AUTORIZADOR y asociar a los usuarios que realicen esta tarea. La definición del rol de autorizador, de termina por centro de costos.
Cancelación Solicitud de Abastecimientos
Esta transacción no se encuentra dentro del proceso de WF, se abre el formulario directamente por el menú. La misma implica la cancelación de líneas de Solicitudes de Compra Pendientes. Luego de ejecutada esta transacción, la solicitud de compra quedara cancelada.
Se debe definir un perfil de COMPRAS y asociar a los usuarios que realicen esta tarea.
Se debe definir un perfil de COMPRAS y asociar a los usuarios que realicen esta tarea.
Cancelación de Orden de Compra
Esta transacción, permite realizar la anulación total de las órdenes de compra sin permitir afectaciones parciales.
Se debe definir un perfil de COMPRAS y asociar a los usuarios que realicen esta tarea.
Se debe definir un perfil de COMPRAS y asociar a los usuarios que realicen esta tarea.
Ampliación Orden de Compra Abierta
Aplica a los siguientes casos:
- Cambio de vigencia de la orden de compra.
- Incorporación de nuevos ítems.
- Modificación de la cantidad máxima de los ítems definidos.
En el caso de cambios de precio se debe ingresar una nueva Orden de Compra.
- Cambio de vigencia de la orden de compra.
- Incorporación de nuevos ítems.
- Modificación de la cantidad máxima de los ítems definidos.
En el caso de cambios de precio se debe ingresar una nueva Orden de Compra.
Orden de Compra Abierta
La orden de compra abierta tiene un vencimiento, pasado el cual deberá solicitarse una ampliación, y una cantidad máxima por ítem. Establece un ítem, cantidad máxima y precio unitario.
Tipo de Devolución
Mediante esta transacción se ingresa el tipo de devolución de los artículos rechazados, es decir, si la devolución se hará mediante una reposición de los artículos o mediante una nota de crédito. Esta tarea se envía por WF una vez ingresado Remito Devolución Artículos Rechazados.
Recepción de Stock Devoluciones
Si el proveedor repone la mercadería rechazada se debe ingresar al sistema una Recepción de Stock por Devolución. Esta transacción se utiliza para ingresar al sistema el stock comprad que fue rechazado previamente.
Esta tarea se envía por WF luego de indicar en la transacción Tipo de Devolución que se realizará una Reposición por la mercadería devuelta.
Se deberá definir en el Work Flow (WF) un perfil de ADMINISTRADOR DE STOCK y asociar a los usuarios que realicen esta tarea. La definición del rol de administrador de stock, se determina por centro de costos.
Esta tarea se envía por WF luego de indicar en la transacción Tipo de Devolución que se realizará una Reposición por la mercadería devuelta.
Se deberá definir en el Work Flow (WF) un perfil de ADMINISTRADOR DE STOCK y asociar a los usuarios que realicen esta tarea. La definición del rol de administrador de stock, se determina por centro de costos.
Remito Devolución Artículos Rech. s/Lote
Una vez que control de calidad determina que un artículo comprado cumple con los requisitos establecidos para el mismo, se ingresa al sistema un remito de devolución que realiza la baja de stock por cantidades rechazadas. Este remito se utiliza para la devolución de artículos que no tengan lote.
Se debe definir en el Work Flow (WF) un perfil de administrador de stock, y asociar a los usuarios que realicen esta tarea. La definición del rol de administrador de stock, se determina por el centro de costos.
Se debe definir en el Work Flow (WF) un perfil de administrador de stock, y asociar a los usuarios que realicen esta tarea. La definición del rol de administrador de stock, se determina por el centro de costos.
Remito Devolución Artículos Rech. c/Lote
Una vez que control de calidad determina que un artículo comprado no cumple con los requisitos de calidad establecidos en el mismo, se ingresa al sistema un Remito de Devolución, que realiza la baja de stock por las cantidades rechazadas. Este remito se utiliza para la devolución de artículos con lote.
Se debe definir en el Work Flow (WF) un perfil de ADMINISTRADOR DE STOCK y asociar a los usuarios que realicen esta tarea. La definición del rol del administrador de stock, se determina por centro de costos.
Se debe definir en el Work Flow (WF) un perfil de ADMINISTRADOR DE STOCK y asociar a los usuarios que realicen esta tarea. La definición del rol del administrador de stock, se determina por centro de costos.
Solicitud de Compra Valorizada
Esta transacción es similar a la Solicitud de Compra con la diferencia que en esta el usuario podrá ingresar los precios de los insumos solicitados.
Solicitud de Abastecimientos
Cada persona que solicita un insumo tiene asociado los centros de costos y rubros de compra para los cuales puede ingresar requerimientos. A su vez existen ordenadores de gastos que autorizan, de acuerdo al centro de costos sobre el cual pueden actuar.
Las necesidades una vez ingresadas quedan en estado SOLICITADO si el usuario no es un usuario autorizador; en caso contrario quedan en estado AUTORIZADO. Se debe definir en el Work Flow (WF) un perfil de SOLICITANTE y asociar a los usuarios que realicen esta tarea.
Las necesidades una vez ingresadas quedan en estado SOLICITADO si el usuario no es un usuario autorizador; en caso contrario quedan en estado AUTORIZADO. Se debe definir en el Work Flow (WF) un perfil de SOLICITANTE y asociar a los usuarios que realicen esta tarea.
Solicitud de Cotización
Esta tarea se dispara automáticamente por el WF cuando se eligió que se solicitaría cotizaciones por sistema.
Compras genera solicitudes de cotizaciones que enviará a los diferentes proveedores por mail o por fax.
Al confirmar la transacción, se generan tantos eventos de WF de ingreso de cotizaciones, como proveedores se seleccionen.
Compras genera solicitudes de cotizaciones que enviará a los diferentes proveedores por mail o por fax.
Al confirmar la transacción, se generan tantos eventos de WF de ingreso de cotizaciones, como proveedores se seleccionen.
Remito de Transferencia
En caso que el destino intermedio sea distinto al destino final, se deberá contemplar la transacción remito de transferencia, a través de la cual será posible remitir los artículos a transferir entre el destino intermedio (origen) y el destino final.
Recepción Compras por Pickeo
Esta transacción se utiliza cuando en una recepción se quiere ingresar varios números de lote a un mismo artículo. Es decir, al momento de la recepción desagregar el artículo por lotes de forma más sencilla para el usuario.
Recepción Compras en Destino Final
Mediante esta transacción será posible recibir en el destino final los artículos provenientes del destino intermedio.
Esta transacción no se encuentra dentro del WF, se abre el formulario directamente por el menú.
Esta transacción no se encuentra dentro del WF, se abre el formulario directamente por el menú.
Recepción - Certificación Compras
Luego de los controles de la recepción, el administrativo de planta registrará el ingreso de materiales en el sistema; para ello ingresa el código del proveedor y recupera la OC ingresada en el sistema y registra una boleta de recepción. Este registro actualiza los registros contables, la información de inventarios y los saldos de la orden de compra.
Tiene como finalidad ingresar al sistema las recepciones de stock sólo de artículos que se han comprado mediante una Orden de Compra previamente ingresada al sistema y de los cuales se lleva stock. Es en esta instancia en que se afecta el stock físico del sistema por cantidades recepcionadas. Si el artículo requiere control de calidad se regularizará el stock físico para que no quede disponible. La recepción permitirá ingresar los atributos requeridos para cada artículo (lote, fecha de vencimiento del lote, fecha de manufacturación, lote por proveedor, bulto, etc.) La recepción de stock también baja el saldo de la Orden de Compra afectada.
Adicionalmente la recepción afecta la contabilidad y los costos (si la cuenta mueve inventario).
(*) En la orden de compra se podrá ingresar un destino intermedio y un destino final (a los efectos de mantener los artículos transitoriamente en un destino antes de darle su ubicación final).
Tiene como finalidad ingresar al sistema las recepciones de stock sólo de artículos que se han comprado mediante una Orden de Compra previamente ingresada al sistema y de los cuales se lleva stock. Es en esta instancia en que se afecta el stock físico del sistema por cantidades recepcionadas. Si el artículo requiere control de calidad se regularizará el stock físico para que no quede disponible. La recepción permitirá ingresar los atributos requeridos para cada artículo (lote, fecha de vencimiento del lote, fecha de manufacturación, lote por proveedor, bulto, etc.) La recepción de stock también baja el saldo de la Orden de Compra afectada.
Adicionalmente la recepción afecta la contabilidad y los costos (si la cuenta mueve inventario).
(*) En la orden de compra se podrá ingresar un destino intermedio y un destino final (a los efectos de mantener los artículos transitoriamente en un destino antes de darle su ubicación final).
Ajuste Paramétrico OCA
Sirve para establecer un parámetro mediante el cual se ajustará el valor de la orden de compra abierta.
Orden de Entrega
Esta transacción aplica en los casos que se quiere realizar mediante el sistema un pedido al proveedor en base al contrato original, cada vez que se requiera una entrega.
Edición de Tolerancia de OC Precio
Mediante esta transacción se podrá editar el porcentaje de tolerancia en precio ingresado en la Orden de Compra. Es decir, que precio superior al indicado en la orden de compra se permitirá facturar.
Edición de Tolerancia de OC Cantidad
Mediante esta transacción se podrá editar el porcentaje de tolerancia de cantidades físicas ingresado en la Orden de Compra. Es decir, que cantidad superior a la indicada en la orden de compra se permitirá recibir.
Esta transacción no se encuentra dentro del proceso de WF, se abre el formulario directamente por el menú.
Esta transacción no se encuentra dentro del proceso de WF, se abre el formulario directamente por el menú.
Orden de Compra de Referencia
Esta transacción permite tomar como referencia una orden de compra ya ingresada, de esta forma se cargarán los datos indicados en la orden de compra que se tome como referencia, permitiéndose modificar los que se consideren necesarios. Dicha transacción se utilizan generalmente cuando existen órdenes de compras recurrentes.
Orden de Compra Directa
La transacción permite cargar directamente los artículos y generar la orden de compra. No necesita que exista previamente una solicitud de compra.
Se debe definir un perfil de COMPRAS y asociar a los usuarios que realicen esta tarea. El rol de dicho perfil está asociado a centros de costos.
Se debe definir un perfil de COMPRAS y asociar a los usuarios que realicen esta tarea. El rol de dicho perfil está asociado a centros de costos.
Calificación de Proveedores
Se actualizan los valores de calificación de proveedores.
Consulta Últimas Compras
Se abrirá una ventana con una lista de las últimas compras efectuadas.
¿Que opción debo utilizar en Nodum para ingresar una Nota de crédito de un Proveedor al que previamente le ingrese una factura? Necesito netear esa factura con una NC que baje el saldo y también baje el stock.
Para hacerlo en un solo paso es la Nota de crédito de proveedor Directa, con esta se baja el saldo y el stock. Otra opción sería la el proceso de devolución de compras, pero es bastante mas complejo
Tengo un proveedor está definido con retención pero en un caso no corresponde hacer la retención. ¿Hay alguna forma de indicar que por esa factura no aplica retención y por lo tanto no me figure entre los resguardos pendientes de emitir?
Deben modifcar la tasa de retención en la factura al momento de ingresrar o editar la factura si aun no se pasó. En compras los impuestos se inicializan en función de lo parametrizado, pero se puede cambiar manualmente.
La única restricción se da cuando el proveedor se marca como exento y por más que se le ponga una tasa con un porcentaje mayor a cero el sistema va a poner cero porque se lo indicó como exento.
Otra opción, cuando el proveedor no llega al mínimo imponible de la retención es utilizar el formulario Regularización de Resguardos a Proveedor.
La única restricción se da cuando el proveedor se marca como exento y por más que se le ponga una tasa con un porcentaje mayor a cero el sistema va a poner cero porque se lo indicó como exento.
Otra opción, cuando el proveedor no llega al mínimo imponible de la retención es utilizar el formulario Regularización de Resguardos a Proveedor.
Solicitudes Pendientes
Muestra todas las solicitudes de requerimientos pendientes. Éste se podrá emitir filtrando información que se desee según las siguientes opciones: Por un período específico, que a su vez podrá ser por fecha de solicitud o por fecha de requerimiento; agrupar los datos por artículos o por sectores; filtrar por artículo, tipo de artículo, familia de artículo, sectores, o sector de compra.
Recepción de Compras
Se podrán visualizar todas las recepciones de bienes y certificaciones de servicios realizadas. Se podrá emitir el reporte para un período específico que se desee o agrupando los datos por artículo o proveedor.
Recepciones - Certificaciones Pendientes
Se pueden visualizar todos los bienes recibidos y servicios certificados que están pendientes de facturar. Al igual que los anteriores reportes mencionados, se podrá filtrar información ingresando un período de tiempo específico, agrupando los datos por artículo, proveedor o documento, o especificando el artículo, tipo de artículo, familia de artículos o proveedor.
Proveedores por Rubro
Este reporte muestra todos los rubros de compra que tiene asignado para comprar cada proveedor. Permite agrupar en base a los diferentes proveedores o en base a los diferentes rubros de compra. A su vez permite filtrar por proveedor o por rubro de compra y por empresa. Puede ser emitido por pantalla, por impresora y se puede exportar.
Ordenes de Compra Pendientes
Se pueden visualizar todas las Órdenes de Compra emitidas pero aún no cerradas. El listado de Orden de Compra pendientes se podrá emitir para un período determinado ingresando las fechas en los campos Desde y Hasta. También permite agrupar las órdenes de compra por Artículo, Proveedor o Documento. Se podrá elegir si se desea mostrar junto con el artículo, la especificación que tiene el mismo. Si se desea filtrar más información se podrá indicar a su vez que emita el reporte de órdenes de compra pendientes de un artículo específico, una familia de artículos, por tipos de artículos y por Proveedor o haciendo combinaciones de los mismos. Permite también filtrar por el estado y origen de la Orden de Compra (Plaza o Importación).
Este reporte permite exportar a excel mediante botón "Exportar a Excel" en la pestaña "General". En la imágen adjunta (Fig1) se pueden observar todas las pestañas con los filtros posibles.
Este reporte permite exportar a excel mediante botón "Exportar a Excel" en la pestaña "General". En la imágen adjunta (Fig1) se pueden observar todas las pestañas con los filtros posibles.
Histórico de Compras
Muestra el histórico de compras por proveedor. En la primer pestaña se muestra la tabla de datos, y en las siguientes, dos gráficas, con las compras realizadas al proveedor para cada mes, expresadas en moneda nacional y traducida respectivamente. Estos datos pueden ser exportados a Excel. Además, al posicionarse sobre uno de los registros y presionar click derecho, se puede visualizar el detalle por ítem.
Historial de Ordenes de Compras
Se pueden ver todas las órdenes de compra emitidas. Estas se pueden agrupar tanto por artículo como por proveedor. También se puede pedir la información para un período determinado. Se debe elegir la moneda en que se emitirá el reporte. Al seleccionar la moneda, todas las órdenes de compra emitidas en todas las monedas configuradas aparecerán en la moneda que se seleccionó. Se deberá indicar además qué tipo de cambio se desea que se traduzcan las distintas monedas a la moneda seleccionada. Las opciones son: al tipo de cambio del día o al tipo de cambio promedio del período seleccionado.
Parametros de Compras
Se cargan los parámetros generales del proceso de compras y del proceso de importaciones. El sistema viene predefinido para la empresa 01 con parámetros por defecto.
Autorizaciones WF x Niveles
Se carga la parametrizacion de niveles de autorizacion a traves del WorkFlow de procesos del sistema (compras, pagos, etc.).
El objetivo es poder parametrizar un sistema de autorización que dependa de: a) niveles jerárquicos de autorización: podrá definirse por ejemplo un sistema de autorización de 3 niveles (primer nivel el gerente de área, segundo nivel el gerente financiero y tercer nivel el gerente general); b) Centro de Costos (departamentos, etc.): podrá haber autorizaciones por niveles distintas dependiendo del centro de costo que se trate; c) Un atributo adicional que es libre en cada implementación: es un atributo adicional al centro de costos que puede ser utilizado con libertad por el implementador; d) Moneda y montos: se pueden establecer rangos de autorizaciones por montos (montos desde hasta).
Para cada una de las combinaciones de variables definidas anteriormente y por cada proceso, se defininen usuarios autorizadores. El proceso al que se va incorporar el sistema de autorizaciones debe estar definido como proceso en el WorkFlow del sistema.
Ejemplo práctico autorización de Orden de Compra:
Nivel 1 de 0 a 5,000
Nivel 2 de 5,001 a 25,000
Nivel 3 de 25,001 a 999,999,999
Una OC por 4000 deberá ser autorizada por los usuarios del Nivel 1, a menos que haya sido ingresada por los usuarios del nivel 1, 2 o 3.
Una OC por 6000 deberá ser autorizada por los usuarios del Nivel 2, a menos que haya sigo ingresada por los usuarios del nivel 2 o 3.
Ejemplo práctico autorización de Orden de Compra:
Nivel 1 de 0 a 5,000
Nivel 2 de 0 a 25,000
Nivel 3 de 0 a 999,999,999
Una OC por 4000 deberá ser autorizada por los usuarios del Nivel 1, a menos que haya sido ingresada por los usuarios del nivel 1, 2 o 3.
Una OC por 6000 deberá ser autorizada por los usuarios del Nivel 1 y también por los usuarios de Nivel 2, a menos que haya sigo ingresada por los usuarios del nivel 2 o 3.
Una OC por 28000 deberá ser autorizada por los usuarios del Nivel 1 y también por los usuarios de Nivel 2 y Nivel 3, a menos que haya sigo ingresada por los usuarios del nivel 3.
El objetivo es poder parametrizar un sistema de autorización que dependa de: a) niveles jerárquicos de autorización: podrá definirse por ejemplo un sistema de autorización de 3 niveles (primer nivel el gerente de área, segundo nivel el gerente financiero y tercer nivel el gerente general); b) Centro de Costos (departamentos, etc.): podrá haber autorizaciones por niveles distintas dependiendo del centro de costo que se trate; c) Un atributo adicional que es libre en cada implementación: es un atributo adicional al centro de costos que puede ser utilizado con libertad por el implementador; d) Moneda y montos: se pueden establecer rangos de autorizaciones por montos (montos desde hasta).
Para cada una de las combinaciones de variables definidas anteriormente y por cada proceso, se defininen usuarios autorizadores. El proceso al que se va incorporar el sistema de autorizaciones debe estar definido como proceso en el WorkFlow del sistema.
Ejemplo práctico autorización de Orden de Compra:
Nivel 1 de 0 a 5,000
Nivel 2 de 5,001 a 25,000
Nivel 3 de 25,001 a 999,999,999
Una OC por 4000 deberá ser autorizada por los usuarios del Nivel 1, a menos que haya sido ingresada por los usuarios del nivel 1, 2 o 3.
Una OC por 6000 deberá ser autorizada por los usuarios del Nivel 2, a menos que haya sigo ingresada por los usuarios del nivel 2 o 3.
Ejemplo práctico autorización de Orden de Compra:
Nivel 1 de 0 a 5,000
Nivel 2 de 0 a 25,000
Nivel 3 de 0 a 999,999,999
Una OC por 4000 deberá ser autorizada por los usuarios del Nivel 1, a menos que haya sido ingresada por los usuarios del nivel 1, 2 o 3.
Una OC por 6000 deberá ser autorizada por los usuarios del Nivel 1 y también por los usuarios de Nivel 2, a menos que haya sigo ingresada por los usuarios del nivel 2 o 3.
Una OC por 28000 deberá ser autorizada por los usuarios del Nivel 1 y también por los usuarios de Nivel 2 y Nivel 3, a menos que haya sigo ingresada por los usuarios del nivel 3.
Estados de Compras
Se cargan los estados en que quedan las solicitudes de compra, ordenes de compra y recepciones de compra en distintos momentos del proceso. Vienen predefinidos por defecto y se sugiere no modificarl los códigos.
Prioridades de Compras
Se cargan las prioridades de compras. Es una clasificación de prioridades que es utilizada en las solicitudes de compra. Los usaurios ingresan al momento de registrar una solicitud de compra qué prioridad tiene para que los habilitados a comprar puedan tomar una decisión más acertada al momento de definir qué solicitudes se procesan primero.
Rubros de Compras Autorizados x Área
Se cargan los rubros de compra que cada Area de la empresa puede solicitar comprar. Significa que un usuario de un área podrá realizar una solicitud de compra por artículos y servicios que estén asociados en los rubros de compra que se definieron que el área puede solicitar. Es un control de lo que cada usuario-área puede solicitar. Por ejemplo, el área de Producción puede solicitar materias primas pero no puede solicitar papelería.
Áreas de la Empresa
Se cargan las áreas de la empresa. Por ejemplo: Area Comercial, Area Logística, Area Administración, etc. En el proceso de compras las áreas son relevantes al momento de realizar solicitudes de compra. Cada área de la empresa podrá realizar solicitudes de compra de determinados rubros de compra y las solicitará a determinados sectores de compra que son los encargados de gestionar las compras.
Parametrización de Documentos Compras
Se carga la parametrización asociada a la emisión e impresión de los documentos de compras. De esta parametrización se deduce la serie y le numero de documento, el nombre de cada copia que se desee emitir (original, cliente, archivo, etc), la impresora por defecto a utilizar, etc.
Indices
Se cargan los diferentes tipos de índices existentes en la empresa para realizar ajustes. Por ejemplo Dólar, IPC, IPM, UR, etc.
Clases de Proveedor
Se cargan las clases de proveedores. Es una clasificación de proveedores informativa. A cada proveedor se le asocia una clase.
Rubros de Compras
Se cargan los rubros de compra que son agrupaciones de artículos - servicios que tienen ciertos atributos en común.
Los rubros de compra cumplen varias funciones en el sistema: 1) como filtro en la mayoría de los reportes de compras; 2) como control de los artículos - servicios que cada Area de la empresa puede solicitar (por ejemplo, el área de Producción puede solicitar materias primas pero no puede solicitar papelería); 3) como control de los artículos - servicios que la empresa puede comprar a los proveedores.
Para utilizar la función 2) hay un mantenimiento llamado "Rubros de Compras autorizados por Area" en donde se caran los rubros asociados a cada área de la empresa. Para utilizar la función 3) se debe cargar la asociación rubro-proveedor en el mantenimiento "Proveedores".
Los rubros de compra cumplen varias funciones en el sistema: 1) como filtro en la mayoría de los reportes de compras; 2) como control de los artículos - servicios que cada Area de la empresa puede solicitar (por ejemplo, el área de Producción puede solicitar materias primas pero no puede solicitar papelería); 3) como control de los artículos - servicios que la empresa puede comprar a los proveedores.
Para utilizar la función 2) hay un mantenimiento llamado "Rubros de Compras autorizados por Area" en donde se caran los rubros asociados a cada área de la empresa. Para utilizar la función 3) se debe cargar la asociación rubro-proveedor en el mantenimiento "Proveedores".
Proveedores
Se cargan los proveedores de la empresa. Los proveedores son titulares en el sistema y se utilizan en los procesos de compras, importaciones, pagos, cuentas acreedoras y otros procesos chicos que formas parte de la gestión de abastecimentos del sistema.
Sectores de Compras
Se cargan los sectores de compras de la empresa. Son centros de compras que no tiene por qué ser un área de la empresa. Puede ser que cada área tenga su sector de compras. Es un conjunto de personas encargadas de comprar.
¿Se puede recepcionar en una unidad distinta a la indicada en la compra?
No, la recepcion se debe realizar en la misma unidad indicada en la compra. Se puede hacer una compra en una unidad alternativa de compras pero debe hacerse la recepción en la misma unidad que se hace la orden de compra pero esto no implica que el stock se deba recibir en esa unidad, el stock siempre se va a recibir en la unidad de stock del artículo.
Un proveedor se pasó a facturación electrónica y esta emitiendo el mismo número de facturaque emitió originalmente (en papel, no facturación electronica) ¿cómo se soluciona?
En estos casos se debe cambiar la serie del documento viejo de ese proveedor, para que tenga una serie que no coincida con la nueva factura.
En recepción certificación compras: ¿De donde viene el titular contable de la grilla?
El titular de la certificación se inicializa de siguiente forma:
Si la cuenta asociada a la línea no analiza por titular se pone 0 y no deja cambiar.
Si la cuenta asociada a la línea analiza por titular y el tipo de titular es un proveedor trae el proveedor de la orden de compra.
Si la cuenta asociada a la línea analiza por titular y el tipo de titular NO es un proveedor lo deja vacío y requiere seleccionarlo. Lo que permite seleccionar son los titulares del mismo tipo de titular que el parametrizado para el auxiliar de la cuenta contable asociada a la línea.
Si la cuenta asociada a la línea no analiza por titular se pone 0 y no deja cambiar.
Si la cuenta asociada a la línea analiza por titular y el tipo de titular es un proveedor trae el proveedor de la orden de compra.
Si la cuenta asociada a la línea analiza por titular y el tipo de titular NO es un proveedor lo deja vacío y requiere seleccionarlo. Lo que permite seleccionar son los titulares del mismo tipo de titular que el parametrizado para el auxiliar de la cuenta contable asociada a la línea.
Tengo una recepcion por menos cantidad que la OC, ¿cómo cancelo ese saldo que me queda y que no voy a recepcionar?
Esto se realiza desde el formulario Cancelación de Orden de Compra, el formulario se encuentra en:
Modelo Express / Compras / 02. Transacciones / 02. Gestión de Compras / 2.3 Otras Transacciones
Solicita la empresa, la orden de compra y un comentario. Luego inicializa los saldos pendientes y cierra lo que se encuentre pendiente para la orden seleccionada.
Modelo Express / Compras / 02. Transacciones / 02. Gestión de Compras / 2.3 Otras Transacciones
Solicita la empresa, la orden de compra y un comentario. Luego inicializa los saldos pendientes y cierra lo que se encuentre pendiente para la orden seleccionada.
¿Cómo funciona el reclamo a proveedores?
(Figura 1)
Defino errores:
(Figura 2)
Se ingresan errores:
(Figura 3)
(Figura 4)
(Figura 5)
De forma independiente se puede calificar a los proveedores
(Figura 6)
Cada proveedor tiene una calificación que se pondera por atributos pre configurados.
(Figura 7)
De cada uno de estos procesos existen reportes básicos pero que se pueden mejorar o hacer específicos en función de sus necesidades.
Esta es su visión básica:
(Figura 8)
(Figura 9)
(Figura 10)
¿Cómo extorno una certificación de servicios?
Cualquier asiento en el sistema se podría extornar con el formulario Extorno Asiento Diario (TadmContrasiento) pero existe un formulario que se llama Ajuste Provisión Compras (TcmpAjusteProv) y que permite no sólo realizar el extorno contable sino que además inhibe el pasaje de la factura proveedor asociada a la certificación de servicios. Ambos formularios se encuentran ubicados enContaduria / 03. Registros Diarios Contabilidad / Transacciones Es importante destacar que este formulario no ajusta artículos stockeables porque no hace ningún tipo de impacto en el stock ni los costos contables. En caso de no contar con alguno de ellos en su implementación contactarse con su referente de Nodum.
¿Recibí una Nota de crédito de proveedor que afecta una factura que ya está paga, como la ingresó en Nodum?
Se debe ingresar como una nota de crédito de gastos ya que no existe un documento con saldo a afectar. El formulario a utilizar es Nota de Crédito Proveedores Gastos (TcmpNCredProvGto). Se encuentra ubicado en: Cuentas Acreedoras / 02. Transacciones / 2.3 Notas de Crédito y Débito
No puedo ingresar una orden de compra o una solicitud porque no veo los artículos que quiero afectar, por qué puede ser? Sector y/o rubro de compras
Existen 2 razones: 1) Verificar que el usuario que está realizando la solicitud/OC se encuentra asignado a alguna de las áreas de la Empresa en el formulario “Areas de la Empresa” (Mareas). (Fig.1) 2) Verificar que el área a la que pertenece el usuario tiene habilitado el rubro de compra asignado al articulo que quiere solicitar. Para verificar se debe ir al formulario “Rubros de Compras Autorizados x Área” (MFamCmpxArea). Para saber que rubro de compra tiene asignado el articulo se debe consultar en el Mantenimiento de Artículos, sección “Compras”. (Fig.2)
¿Porque cuando hago la tarea de decisión de compra me deja la tarea pendiente?
La tarea queda pendiente cuando se afecta parcialmente el saldo solicitado de alguno de los artículos involucrados en dicha solicitud de compra. El sistema deja esa tarea pendiente para que se realice la decisión de compra de ese saldo que quedó sin afectar. Una vez que se complete la Solicitud de Compra, la tarea debe desaparecer de la bandeja de entrada.
¿Existe tolerancia de precio y de cantidad?
Se definen tolerancias de precio y cantidad en los siguientes opciones del sistema: 1. Mantenimiento de Artículos > Sección Compras y en los campos “Tolerancia Cantidad” y “Tolerancia Precio”.(Fig.1) 2. Al momento de ingresar la Orden de Compra, si el artículo tiene tolerancias definidas, se inicializan en el formulario y si no las tiene el usuario de compras puede ingresar dichas tolerancias en los campos de la grilla denominados “% Tolera.” tanto de cantidad como de precio. 3. Existen 2 formularios que permiten modificar las tolerancias de las órdenes de compra una vez ya aprobadas. Esto es necesario normalmente cuando la recepción de materiales es por una cantidad mayor que la definida en la Orden de Compra e igualmente se quiere permitir al usuario recibir por una cantidad superior, o cuando el precio unitario de alguno de los artículos de la factura es mayor al de la orden de compra. Los formularios son: “Edición de Tolerancia de OC Cantidad” (TcmpOCToleraCant) y “Edición de Tolerancia de OC Precio” (TcmpOCToleraPrec). (Fig.2)(Fig.3)
¿Cómo registro una factura de compras si el proveedor me facturó de más y me va a enviar una NC?
Al momento de ingresar la factura el sistema compara el precio de cada artículo ingresado en la Orden de Compra contra el precio que se ingresa en la factura. Si hay diferencia de precio y está fuera de las tolerancias establecidas (Las tolerancias de precios se establecen en el Mantenimiento de Artículos o en la propia Orden de Compra), el sistema permite ingresar la factura pero genera una tarea de “Autorización de Factura con OC por Diferencia de Precios”. Si esa diferencia de precios se autoriza, queda todo correcto. Si no se autoriza se genera una tarea pendiente de “Nota de Crédito/Débito por Diferencia de Precio” a la espera de que se ingrese la Nota de Crédito correspondiente. Cabe destacar, que mientras no se ingrese la Nota de Crédito el usuario de Pagos visualizará esa factura como No Autorizada para el pago, en el Generador de Órdenes de Pago. Mostramos el BPM Comprobantes Compras – Notas Crédito / Débito a continuación:(Fig.1)
Cancele el saldo de la orden de compra pero igualmente me aparece en la bandeja de entrada. ¿Como la elimino?
Si la tarea es cancelable en la definición del proceso la podrá cancelar solamente el usuario que esté definido como Supervisor de ese Proceso.
Quiero ingresar dos veces en una orden de compra el mismo articulo porque quiero pedir un articulo de un color y otro de otro, no me deja darle aceptar el formulario.
Para ingresar 2 veces el mismo artículo en una Orden de Compra, es imprescindible modificar la columna “Referencia” de la Grilla para que cada artículo tenga una referencia distinta. (Fig.1)
¿Cómo se puede anular una orden de compra?
Se debe utilizar el formulario Cancelación de OC bajo el nombre (TcmpAnulaOC) y de esta manera podrán realizar la Anulación de la Orden de Compra que deseen omitir en dicho momento (Fig.1)
¿Qué criterio se puede tomar para ingresar precios de compra?
En los Parámetros de Compras (MparamCompras) en la sección de OC/Factura existe un parámetro que se denomina “Prioridad para inicialización de Precio”. Este parámetro permite definir la forma en la que el sistema inicializa precios en las órdenes de compra. (Fig.1) Los valores posibles son: ULTIMO PRECIO: En este caso, se inicializa el precio obteniendo el último precio de compra para ese artículo, moneda y proveedor. En el caso de que no haya un último precio de compra no devuelve nada.PRECIO LISTA: En este caso, se inicializa el precio obteniendo el precio de lista vigente para ese artículo, moneda y proveedor. En el caso de que no haya un precio de lista vigente no devuelve nada.PRECIO LISTA – ULTIMO PRECIO: Aplica primero la lógica del PRECIO LISTA, sino encuentra ningún valor aplica ULTIMO PRECIO y sino encuentra ninguno de los dos no devuelve nada.ULTIMO PRECIO - PRECIO LISTA: Aplica primero la lógica del ULTIMO PRECIO, sino encuentra ningún valor aplica PRECIO LISTA y sino encuentra ninguno de los dos no devuelve nada.NO APLICA: No se inicializa ningún precio, el usuario debe ingresarlo siempre. Adicionalmente existe otro parámetro de compra que permite definir si “Modifica Precio de Lista?” dicho parámetro define si el usuario puede cambiar o no el precio inicializado según la lógica anterior.
¿Cómo se usa el proceso de Fasón de compras?
Fasón o Maquila Compras es la funcionalidad del sistema que permite reproducir la producción, o etapa productiva de un producto propio en la fábrica de un proveedor. Ese proveedor será el fasonero. Para utilizar dicha funcionalidad se deberá: Crear una fórmula de producción para un producto terminado en el formulario Fórmulas Productivas (MprdFormulas).(Fig.1) Ingresar el acuerdo de precios por el servicio de Fasón prestado por el proveedor definiendo el proveedor, moneda, servicio, etapa productivo, articulo resultante y precio por el servicio en el formulario Acuerdo Compras - Servicio Fason (TcmpContFas).(Fig.2) Se deberá realizar una Orden de Producción y en el momento de ingresar el Parte de Producción, cuando el sistema detecta que para ese articulo y etapa corresponde un servicio de Fasón realiza la certificación de ese servicio. Esta certificación implica tomar la cantidad producida y multiplicarla por el precio del servicio, debitando una cuenta de resultados y generando una provisión contable.(Fig.3) (Fig.4) El siguiente paso implica ingresar la factura de proveedores por el servicio de fasón. Dicha factura tomará como líneas pendientes las sucesivas certificaciones de servicio de fasón realizadas en los partes de producción (Haciendo una analogía serian las certificaciones de servicios pendientes de afectar en el caso de una Orden de Compra tradicional). Finalmente en el proceso de costeo mensual, al calcular el costo total del producto terminado (Materias Primas, Material de Empaque, Semielaborados, etc.) le adiciona el servicio de fasón acreditando la cuenta de resultados y debitando la cuenta de inventario del producto.
¿Cómo puedo hacer una orden de compra abierta? ¿Cómo funciona?
Para realizar una Orden de Compra Abierta, debo buscar en el Menú la opción “Orden de Compra Abierta” (TcmpOCAbierta). También puedo ir al Navegador de Procesos, al proceso “Compras Abiertas”e iniciar la Tarea de la Orden de Compra Abierta. (Fig.1) La modalidad de Compra Abierta se utiliza en los casos en los cuales quiero generar un contrato marco con mi proveedor definiendo cantidades máximas, vigencia de la compra y un acuerdo de precios. La modalidad de “Orden de Compra Abierta con Solicitud” a diferencia de la “Orden de Compra Abierta” es un resultado del Proceso de “Compras con Solicitud”. A raíz de una Solicitud de Compras que, luego de ser procesada por el Departamento de Compras, se determina que debe generar un contrato marco, se afecta dicha solicitud en el formulario de Orden de Compra Abierta con Solicitud. Existen 3 modalidades:Contrato sin Orden de Entrega: En este caso la Orden de Compra Abierta se comporta igual que una Orden de Compra tradicional con la diferencia de que tiene una vigencia hasta. Se deberá realizar la recepción/certificación correspondiente.Contrato con Orden de Entrega: En este caso se define el contrato marco antes mencionado, el cual genera un saldo pendiente, que será afectado posteriormente por las sucesivas ordenes de entrega generadas para ese contrato marco. La Orden de Entrega oficia como Orden de Compra en este caso. Se deberá realizar la recepción/certificación correspondiente.Contrato con Certificación en Factura: En este caso, se define el contrato marco, pero a diferencia de los anteriores no se requiere realizar la recepción/certificación del bien/servicio. Directamente se afecta el saldo pendiente del contrato marco en la factura de proveedor.(Fig.2)